Adottare un software di gestione protocollo informatico è essenziale per ottenere un’ottimizzata gestione documentale ed il controllo del flusso di informazioni all’interno dell’azienda. Infatti, sono tanti i vantaggi che apporta per l’organizzazione lavorativa perché fornisce un sistema di classificazione e identificazione dei documenti, definendo le loro modalità di trasmissione e stabilendo le regole per la loro gestione e conservazione. Così, implementare un software di gestione protocollo informatico adeguato non solo assicura la conformità alle normative vigenti, ma ottimizza anche i processi interni, riducendo tempi e costi operativi.
Cos’è il protocollo informatico?
Partiamo dalle basi! Il protocollo informatico rappresenta l’insieme delle procedura e delle tecnologie usate per registrare, classificare ed archiviare in modo sistematico tutta la corrispondenza ed i documenti di un’azienda, siano essi in entrata, in uscita o interni. Questo sistema garantisce che ogni documento riceva un’identificazione univoca, facilitando la sua reperibilità e assicurando una gestione trasparente e conforme alle normative.
In Italia, la gestione del protocollo informatico è regolata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dal DPCM 3 dicembre 2013, che impongono l’adozione di strumenti digitali per la registrazione e l’archiviazione dei documenti amministrativi. Ciò assicura maggiore efficienza e riduce il rischio di smarrimento o alterazione delle informazioni.
Come gestire i documenti con un software di gestione protocollo informatico
Il protocollo informatico può essere usato per gestire una vasta gamma di informazioni e documenti, come ad esempio contratti, rapporti, documenti contabili, e-mail e tanti altri documenti aziendali. L’adozione di un software di gestione protocollo informatico permette di standardizzare i processi di gestione documentale e migliorare l’efficienza dell’organizzazione, riducendo i costi associati alla gestione dei documenti cartacei. Inoltre, il protocollo informatico può garantire la sicurezza dei dati e proteggere l’organizzazione da eventuali perdite di informazioni. Ciò può essere raggiunto tramite la definizione di regole per l’accesso ai documenti e per la conservazione sicura dei dati, anche per garantire la conformità alle normative vigenti sulla privacy e la protezione dei dati personali.
–>Approfondiamo la normativa? Leggi qui: Protocollo informatico e linee guida AgID
L’importanza di un software di gestione protocollo informatico
L’adozione di un software dedicato alla gestione del protocollo informatico offre tanti vantaggi, oltre a quelli già menzionati:
– Automazione dei processi: riduce l’intervento manuale, minimizzando gli errori e accelerando le operazioni di registrazione ed archiviazione
– Sicurezza dei dati: protegge le informazioni attraverso sistemi di accesso controllato e crittografia
– Conformità normativa: assicura l’aderenza alle leggi e ai regolamenti in materia di gestione documentale e conservazione sostitutiva.
– Accessibilità e condivisione: permette ali utenti autorizzati di accedere ai documenti da qualsiasi luogo e dispositivo, facilitando la collaborazione.
Arcadoc: la soluzione alla scelta del software di gestione protocollo informatico
Il software di gestione protocollo informatico di Arcadoc offre una gamma di funzionalità progettate per soddisfare le esigenze sia delle piccole e medie imprese, sia delle grandi organizzazione e la Pubblica Amministrazione.
Con il software di gestione protocollo informatico Arcadoc potrai:
- Gestire il protocollo informatico per i documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso, sia in uscita, sia interni.
- Ricercare e consultare in maniera rapida e veloce i documenti protocollati e anche le informazioni immesse in fase di registrazione del protocollo.
- Controllare gli accessi e le attività svolte dagli utenti su qualsiasi documento.
- Stampare o salvare il giornale di protocollo.
- Annullare la registrazione di protocollo secondo quanto contenuto nel DPR 445/2000, garantendo la conservazione permanente dei dati annullati.
- Collegare e raggruppare uno o più documenti.
- Configurare una o più AOO (Aree Organizzative Omogenee) con i relativi template di generazione di protocollo informatico.
- Smistare automaticamente i documenti a seconda delle tipologie.
A chi è destinato il software di gestione protocollo informatico?
1. Pubblica amministrazione
Le amministrazioni pubbliche devono gestire un elevato volume di documenti in conformità con normative stringenti. Un software di gestione protocollo informatico consente di semplificare la registrazione e la conservazione della documentazione ufficiale.
2. Studi professionali
Avvocati, commercialisti e consulenti devono archiviare in modo sicuro ed organizzato una grande quantità di documenti fiscali e legali. L’adozione di un sistema informatizzato facilita la ricerca e l’accesso ai file in modo rapido ed efficiente.
3. Aziende private di qualsiasi dimensione
Le imprese di ogni settore e dimensione devono gestire la corrispondenza interna ed esterna, archiviare e conservare contratti, fatture e altri importanti documenti aziendali. Un software come Arcadoc aiuta a mantenere un archivio digitale ordinato e facilmente consultabile.
Arcadoc: una soluzione completa per la Gestione Documentale
Cosa potrai concretamente fare con il nostro software per la gestione documentale?
Protocollo informatico: gestisce in modo efficiente, come abbiamo visto, la registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita, anche partendo da documenti cartacei, assegnando a ogni documento un’identificazione univoca e garantendo facile reperibilità.
Gestione documentale: organizza ed archivia tutti i documenti aziendali, consentendo una gestione centralizzata e sicura delle informazioni.
Firma digitale, marca temporale e sigillo aziendale: integra strumenti fondamentali come la firma digitale, l’apposizione della marca temporale e del sigillo aziendale per garantire autenticità e integrità ai tuoi documenti.
Pec manager: gestisce in un’unica piattaforme tutte le caselle di PEC (Posta Elettronica Certificata) e PEO (Posta Elettronica Ordinaria), facilitando l’archiviazione e la protocollazione dei messaggi di posta.
Workflow documentale: automatizza i flussi di lavoro, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i tempi di approvazione e revisione.
Conservazione a norma: garantisce la conservazione digitale dei documenti in conformità con le normative vigenti, assicurando validità legale nel tempo.
Fatturazione elettronica: importa e conserva tutte le fatture attive e passive e gestiscile all’interno del nostro software.
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