La conservazione a norma dei documenti è un processo fondamentale per garantire che i documenti digitali mantengano nel tempo la loro validità legale e il loro valore probatorio. Questo processo assicura che i documenti informatici siano autentici, integri, affidabili, leggibili e reperibili, rendendoli equivalenti ai documenti cartacei tradizionali. In Italia, la conservazione a norma è regolamentata dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida emanate dall’Agenzia per l’Italia Digitale (AgID).
Cos’è la conservazione a norma dei documenti?
La conservazione a norma dei documenti è l’insieme delle attività volte a proteggere e custodire nel tempo gli archivi di documenti e dati informatici, garantendo le caratteristiche di autenticità, affidabilità, leggibilità e reperibilità dei documenti stessi. Questo processo prevede l’applicazione di misure come l’apposizione di firma digitale, marca temporale e sigillo aziendale, che attestano la validità legale dei documenti nel tempo.
Benefici della conservazione a norma dei documenti
Implementare un sistema di conservazione a norma dei documenti offre numerosi vantaggi alle aziende:
- Conformità normativa: assicura il rispetto delle leggi e dei regolamenti vigenti, riducendo il rischio di sanzioni o azioni legale derivanti dalla mancata conformità.
- Efficienza operativa: semplifica la gestione dei documenti, migliorando l’accessibilità e la ricerca dei dati archiviati, con conseguente ottimizzazione dei processi aziendali
- Riduzione dei costi: la conservazione a norma dei documenti elimina la necessità di archivi cartacei, riducendo i costi di stampa, stoccaggio e archiviazione fisica.
- Sicurezza dei dati: garantisce la protezione dei documenti da alterazioni o perdite, mantenendo inalterato il loro valore probatorio e l’opponibilità a terzi.
- Sostenibilità ambientale: eliminando l’uso di carta e riducendo il consumo di risorse per la stampa e lo stoccaggio, si contribuisce anche alla riduzione dell’impatto ambientale.
Documenti soggetti a conservazione a norma
La conservazione a norma dei documenti è obbligatoria per diversi tipi di documenti digitali, tra cui:
- Fatture elettroniche: devono essere conservate per almeno 10 anni, garantendo la loro validità fiscale e legale
- Contratti firmati digitalmente: la conservazione a norma assicura l’integrità e l’autenticità dei contratti stipulati in forma digitale.
- Messaggi PEC (Posta Elettronica Certificata): la legge prevede la conservazione delle PEC per almeno 10 anni, garantendo validità giuridica e probatoria delle comunicazione inviate tramite questo canale.
- Registro protocollo, libri contabili: documenti essenziali per la gestione fiscale e amministrativa dell’azienda.
Normativa di riferimento
In Italia, la conservazione a norma dei documenti è regolamentata principalmente dal Codice dell’Amministrazione Digitale (CAD) e dalle Linee Guida AgID.
Le linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici forniscono indicazioni dettagliate sui requisiti, i processi, le attività e le responsabilità in materia di conservazione dei documenti digitali.
Queste linee guida sono state adottate per aggiornare le regole esistenti e incorporare in un unico documenti le disposizioni in materia, disciplinando la formazione, la protocollazione, la gestione e la conservazione dei documenti digitali.
Processo di conservazione a norma dei documenti
Il processo prevede diverse fasi, tra cui:
- Classificazione e indicizzazione: organizzazione dei documenti in base a criteri predefiniti, facilitando la loro ricerca e gestione.
- Apposizione della firma digitale: garantisce l’autenticità e l’integrità del documento, attribuendogli piena validità legale.
- Apposizione della marca temporale: attesta in modo certo e opponibile a terzi la data e l’ora di creazione o trasmissione del documento, garantendo la sua validità nel tempo.
- Archiviazione nel sistema di conservazione: i documenti vengono memorizzati in un sistema sicuro che ne garantisce la conservazione nel tempo, rispettando i requisiti di legge.
- Monitoraggio e verifica: controllo del sistema di conservazione per assicurare il mantenimento delle caratteristiche dei documenti e la conformità alle normative vigenti.
- Recupero e accessibilità: il sistema di conservazione deve permettere la facile reperibilità dei documenti in caso di necessità legale, amministrativa o gestionale.
Perché Scegliere Arcadoc come software di conservazione a norma dei documenti?
1. Affidabilità: grazie all’approvazione da parte di ACN, le Pubbliche Amministrazioni possono contare su un partner certificato per la gestione dei processi documentali digitali.
2. Sicurezza: la piattaforma SaaS Arcadoc (software gestione documentale Pubblica Amministrazione), è progettata per soddisfare i più alti standard di sicurezza, proteggendo i dati, i documenti e file conservati.
3. Conformità alle normative: Arcadoc è il software gestione documentale Pubblica Amministrazione che si adegua costantemente alle normative italiane ed europee in materia di protezione dei dati, garantendo il rispetto delle leggi in vigore.
Con il rinnovo della qualifica SaaS per le Pubbliche Amministrazioni, Arcadoc si pone come soluzione sicura, efficiente nel processo di trasformazione digitale del pubblico.
Arcadoc: una soluzione completa per la Gestione Documentale
Cosa potrai concretamente fare con il nostro software per la gestione documentale?
Protocollo informatico: gestisce in modo efficiente, come abbiamo visto, la registrazione della corrispondenza in entrata e in uscita, anche partendo da documenti cartacei, assegnando a ogni documento un’identificazione univoca e garantendo facile reperibilità.
Gestione documentale: organizza ed archivia tutti i documenti aziendali, consentendo una gestione centralizzata e sicura delle informazioni.
Firma digitale, marca temporale e sigillo aziendale: integra strumenti fondamentali come la firma digitale, l’apposizione della marca temporale e del sigillo aziendale per garantire autenticità e integrità ai tuoi documenti.
Pec manager: gestisce in un’unica piattaforme tutte le caselle di PEC (Posta Elettronica Certificata) e PEO (Posta Elettronica Ordinaria), facilitando l’archiviazione e la protocollazione dei messaggi di posta.
Workflow documentale: automatizza i flussi di lavoro, migliorando l’efficienza operativa e riducendo i tempi di approvazione e revisione.
Conservazione a norma: garantisce la conservazione digitale dei documenti in conformità con le normative vigenti, assicurando validità legale nel tempo.
Fatturazione elettronica: importa e conserva tutte le fatture attive e passive e gestiscile all’interno del nostro software.
Vuoi saperne di più? Non esitare a contattarci! Fisseremo una call per una demo gratuita! Clicca qui!
