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Flussi documentali e protocollo informatico

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Flussi documentali e protocollo informatico

Si riferiscono al processo di creazione, revisione, approvazione, distribuzione e archiviazione dei documenti all’interno di un’azienda o di un’istituzione.

Definire le regole per la creazione dei documenti

I flussi documentali possono essere gestiti in diversi modi, a seconda delle esigenze dell’organizzazione. Possono essere gestiti manualmente, ad esempio utilizzando cartelle fisiche o documenti cartacei che vengono passati da una persona all’altra per l’approvazione o la revisione. Al contrario, possono essere gestiti in modo elettronico, con l’utilizzo di software specifici per la gestione dei documenti o dei sistemi di workflow digitali.

L’obiettivo principale dei flussi documentali è garantire che i documenti vengano elaborati in modo efficiente, che le persone coinvolte nel processo siano adeguatamente informate sullo stato dei documenti e che vengano rispettate le procedure di approvazione e revisione. Inoltre, i flussi documentali possono contribuire a migliorare la tracciabilità e l’accessibilità dei documenti, facilitando la ricerca e l’archiviazione.

Arcadoc semplifica la gestione del protocollo informatico e permette diverse operazione immediate:

  • la gestione del protocollo informatico per i documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso che in uscita
  • ricercare e consultare in maniera rapida e semplice i documenti protocollati e le informazioni in fase di registrazione di protocollo
  • controllare gli accessi e le attività svolte dagli utenti su qualunque documento
  • stampare o memorizzare il giornale di protocollo
  • collegare o raggruppare uno o più documenti
  • smistare automaticamente i documenti a seconda della tipologia

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

Protocollo informatico, gestione documentale, Gestione del protocollo informatico, archiviazione documentale, Arcadoc

Gestione documentale: ottimizza la tua produttività aziendale

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Gestione documentale: ottimizza la tua produttività aziendale

 

La gestione documentale rappresenta un aspetto fondamentale per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal settore di appartenenza. Un’efficace gestione dei documenti consente di organizzare, archiviare e recuperare le informazioni in modo rapido ed efficiente, garantendo un flusso di lavoro ottimizzato e una migliore produttività aziendale. In un mondo sempre più digitalizzato, la gestione efficiente dei documenti è diventata una priorità per molte aziende.

Con un volume sempre crescente di informazioni da organizzare, archiviare e condividere, un software di gestione documentale diventa un alleato indispensabile.

La centralizzazione dei documenti è un passo cruciale per migliorare l’efficienza. Utilizzare un sistema di gestione documentale che consenta di archiviare, organizzare e recuperare i documenti in modo rapido ed efficiente è fondamentale. La creazione di una struttura di archiviazione coerente semplifica la ricerca e riduce il tempo speso a cercare documenti. Inoltre, l’adozione di un software di gestione documentale che supporti l’indicizzazione dei contenuti può automatizzare gran parte del processo di organizzazione e rendere più facile il recupero delle informazioni necessarie.

Arcadoc è il software sviluppato da Aeffegroup che permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

La gestione documentale tradizionale può essere un processo dispendioso in termini di tempo ed energia. I documenti cartacei sono soggetti a smarrimenti, danni o deterioramento nel corso del tempo. Con Arcadoc, può essere eliminato il bisogno di archivi fisici e ottimizzato la ricerca e l’accesso alle informazioni. Questo permette di risparmiare tempo prezioso e ridurre gli errori umani. Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali

Arcadoc, semplice, sicuro e flessibile

Arcadoc consente di organizzare i tuoi documenti in modo logico e strutturato. Possono essere create categorie, sottocategorie e attributi personalizzati per classificare i tuoi file in base alle varie esigenze specifiche. Inoltre è possibile accedere ai documenti in modo rapido e semplice attraverso funzioni di ricerca avanzate. 

La sicurezza dei documenti è un aspetto critico nella gestione documentale. Garantire che i documenti siano accessibili solo alle persone autorizzate è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili dell’azienda.

Uno dei vantaggi principali di un software di gestione documentale è la possibilità di collaborare in modo efficace. Puoi condividere documenti con i tuoi colleghi o clienti in modo sicuro e controllato. Le autorizzazioni di accesso possono essere impostate per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare, modificare o condividere i documenti. Inoltre, puoi tenere traccia delle modifiche apportate ai file e ripristinare versioni precedenti se necessario.

Automazione dei processi

Un software di gestione documentale può automatizzare molti dei tuoi processi aziendali. Puoi impostare flussi di lavoro automatici per gestire l’approvazione dei documenti, l’assegnazione delle attività e le notifiche. Questo ti permette di ridurre gli errori umani e accelerare i tempi di lavoro. Inoltre, puoi integrare il software di gestione documentale con altre applicazioni aziendali, come il sistema di contabilità o gestione dei progetti, per una maggiore efficienza complessiva.

In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto. Infatti, grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

Gestione documentale
  • Facile da usare
  • Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
  • Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
  • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
  • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
  • Gestione delle contese su modifiche simultanee
  • Possibilità di autenticazione attraverso Active Directory o protocollo LDAP
  • Personalizzabile
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Come Trasformare le Fatture Cartacee

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Come Trasformare le Fatture Cartacee

 

La conservazione di fatture elettroniche è innanzitutto una procedura informatica che permette di conferire nel tempo valore legale a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.

Questo vuol dire che non possiamo più limitarci solo a stampare le fatture e conservarle in un faldone.

Anche perchè il codice civile stabilisce un principio generale sulla conservazione delle scritture contabili secondo il quale le lettere, la corrispondenza commerciale, i telegrammi e le fatture devono essere conservati per 10 anni dalla data della loro ultima registrazione.

E’ stata creata allora una specifica procedura da eseguire, prevista dalla legge, per una valida conservazione delle fatture elettroniche : vediamo come funziona.

Innanzitutto c’è da sottolineare che esistono due elementi fondamentali : la firma digitale e la marca temporale.

La “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento rendendolo non più modificabile; mentre la “marca temporale” rende certa la data e l’ora di creazione.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per questo processo in tutte le sue fasi.

La Conservazione di Fatture Elettroniche a Norma risulterà allora  facile e veloce!

 

Arcadoc permette quindi di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

Questo processo permette infatti:

  • consente in primis di eliminare i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
  • riduce sensibilmente il rischio di distruzione, corruzione o perdita delle fatture;
  • abbatte anche i tempi per la ricerca e la consultazione della documentazione.

…ed Arcadoc li centra tutti.

Inoltre Arcadoc  viene costantemente aggiornato per la rispondenza alla normativa vigente.

Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi il filo.

 

Per Maggiori informazioni:

 

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    Il tuo nome (richiesto)

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    Telefono

    Tipo di Installazione

    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

    Dimostra di essere umano selezionando cuore.

     

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    Arcadoc e la gestione documentale sicura e semplice

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    Arcadoc e la gestione documentale sicura e semplice

    Arcadoc è la soluzione per la gestione documentale sicura e semplice e più facile sia per la sua installazione che per il suo utilizzo.

    I suoi punti di forza sono:

    • SEMPLICITA’

    • Facile da usare
    • Intuitivo
    • Utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
    • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine
    • Flessibilità modulare.

    • SICUREZZA

    • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
    • Gestione priorità di accesso su modifiche simultanee
    • Possibilità di autenticazione su Active Directory

     

    • FLESSIBILITA’

    • Accessibile via web
    • Possibilità di archiviazione delle immagini anche su Enterprise Content Management System (ECMS)
    • Espandibilità modulare delle funzionalità (gestione del protocollo informatico, fatturazione elettronica, conservazione a norma, gestione del workflow documentale)

     

    • SAAS QUALIFICATO AGID

              Arcadoc è un SaaS (Software as a Service) qualificato AGID

    I dati del software sono conservati sul territorio stato Italiano.

     

    La soluzione per la gestione documentale trovata con Arcadoc aumenta la sicurezza degli archivi consentendo di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente. Gli amministratori possono dettare le regole per ogni struttura o gruppo dell’azienda. Ogni utente/gestore può definire i livelli di accesso di un documento in modo semplice e rapido

     

    I documenti non devono essere considerati un problema ma una risorsa.

     

    “La creazione di un archivio digitale è inutile senza un software che lo gestisca in maniera efficiente.”

     

    Per Maggiori informazioni:

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      A cosa serve la Conservazione Sostitutiva

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      A cosa serve la Conservazione Sostitutiva

      La conservazione sostitutiva è una procedura legale/informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento informatico, inteso come una rappresentazione di atti o fatti e dati su un supporto sia esso cartaceo o informatico

      Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo di eliminare la carta.

      Grazie al modulo di Gestione Documentale e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

      Conservazione Sostitutiva documenti contabili

       

      Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.-

      Arcadoc permette di eliminare la carta

      Sono disponibili anche altre funzioni attivando i seguenti moduli:

      • Pec Manager (si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita)
      • Workflow Documentale (rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici)
      • Conservazione a Norma dei documenti (permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge)

      Per Maggiori informazioni:

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        I documenti visti come risorsa con Arcadoc

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        I documenti visti come risorsa con Arcadoc

        Iniziamo chiarendo che cos’è.

        La Gestione Documentale è l’insieme di soluzioni software che consentono alle aziende di gestire e organizzare, anche a distanza, i flussi di dati e di documenti utili per la propria attività.

        In sostanza è un Sistema basato su software che tiene traccia delle varie versioni del documento, originale e con modifiche apportate, gestisce e archivia documenti in uscita, riceve, spedisce e gestisce procedure e flussi documentali (workflow).

        Perchè proprio Arcadoc?

        Arcadoc, la soluzione più semplice per la Gestione Documentale

        Arcadoc è un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.

        Appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” , in italiano “sistema di Gestione dei documenti”

        Arcadoc permette di capire chi sta utilizzando un documento, definire un processo, controllarne lo stato d’avanzamento e le eventuali problematiche facilitando lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori, questo è possibile grazie al suo sistema di workflow documentale integrato e alla creazione di archivi condivisi.

        Arcadoc e il suo sistema di Workflow

        Ogni utente gestore può definire i livelli di accesso di un documento in modo semplice e rapido.

        Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale

        • semplicità
        • sicurezza
        • flessibilità
        • saac qualificato igid

        I documenti non devono essere considerati un problema ma una risorsa.

         

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          I flussi di lavoro con Arcadoc

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          I flussi di lavoro con Arcadoc

          La gestione del flusso di lavoro non è mai stata più semplice grazie ad Arcadoc

          Un workflow, tradotto lettarlmente in italiano “flusso di lavoro”, consiste nella segmentazione di un processo in tante micro-attività, dette task, che si svolgono una di conseguenza all’altra.

          Un Workflow documentale aiuta le aziende ad aver maggior consapevolezza riguardo al proprio operato, le mette nelle condizioni di migliorare la qualità dei prodotti/servizi e anche di facilitare il processo decisionale e di pianificazione strategica.

          Arcadoc supporta un vero e proprio sistema di flusso di lavoro .

           

          I documenti inseriti nel sistema seguono i processi documentali in maniera automatica o su scelta dell’utente.

          Con l’editor visuale è possibile disegnare i processi aziendali in maniera semplice ed intuitiva.

          Quali sono i vantaggi del workflow documentale?

          • Completa automazione dei processi documentali aziendali
          • Controllo dello stato di avanzamento delle lavorazioni e dei tempi di evasione
          • Ottimizzazione dei processi aziendali e quindi efficienza
          • Minimizzazione  degli errori e dei ritardi

          Con Arcadoc abbiamo ulteriori vantaggi:

          • Facile da usare
          • Editor visuale processi

          Vantaggi non di poco conto nella frenetica quotidianeità lavorativa.

          Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

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            On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

            Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

            Funzionalità accessorie
            Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

            Il tuo messaggio

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            Dimostra di essere umano selezionando tazza.

             

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            Aumentare la produttività con Arcadoc

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            Aumentare la produttività con Arcadoc

            Gestione flussi di lavoro aziendale

            “La gestione documentale è un processo informatico dei documenti,  processo che può essere suddiviso in 3 fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma”.

            Ma cosa intendiamo nello specifico?

            Parliamo di una soluzione software utilizzata per centralizzare, organizzare e condividere i documenti in sicurezza, poichè all’aumentare della complessità di procedure e normative, cresce la quantità di informazioni da gestire. La gestione documentale diventa quindi un aspetto fondamentale per il successo di qualsiasi azienda soprattutto quindi se consideriamo l’aumento esponenziale dei dati e delle normative sulla privacy.

            Arcadoc permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

            Il software di Arcadoc è stato sviluppato dai professionisti di Aeffegroup per soddisfare le esigenze delle piccole, medie e grandi imprese. L’obiettivo è quello di  rendere utilizzabili nell’immediato le informazioni e i documenti necessari a svolgere il lavoro quotidiano e di avere un controllo più minuzioso dell’accesso da parte dei collaboratori a queste informazioni aziendali.

            Attraverso la gestione elettronica dei documenti possiamo ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali.

            La gestione documentale di Arcadoc permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento. Arcadoc facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi consente di classificare, conservare e reperire in maniera molto più facile i documenti così inseriti all’interno dell’archivio gestito dal software.

            Gestire i documenti per migliorare la produttività

             

            Una corretta gestione documentale consente di eliminare il disordine, ridurre la dipendenza dai documenti cartacei e migliorare la collaborazione all’interno dell’organizzazione. Attraverso questa gestione documentale è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica. Ogni utente con diritti di modifica di Arcadoc può specificare i permessi di accesso ai contenuti sia a livello utente, sia a livello di gruppo o struttura. A fronte di una modifica dei permessi (smistamento) è possibile inviare una notifica mail agli utenti coinvolti .

            In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.

            Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività. Inoltre la gestione documentale in Arcadoc ha un’ interfaccia grafica semplice ed intuitiva che ti smartizza ancora di più il lavoro.

            Riassumendo le caratteristiche principali della gestione documentale con Arcadoc

            • Facile da usare
            • Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
            • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
            • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
            • Gestione delle contese su modifiche simultanee
            • Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
            • Personalizzabile

            Per Maggiori informazioni:

            Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
            Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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