Pec Manager per la Conservazione a Norma della PEC

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Pec Manager per la Conservazione a Norma della PEC

Per la conservazione a Norma PEC, Arcadoc ha pensato a PEC Manager, un modulo perfettamente integrato a Arcadoc. PEC Manager fornisce una soluzione unificata che permetta agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale.

Perchè è importante la Conservazione a Norma per le PEC?

I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, pertanto devono essere conservati per 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.
Arcadoc a un sistema di conservazione per le PEC che permette di “congelare” i messaggi, le firme, le ricevute per il tempo necessario, prolungandone la validità legale.

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservare a norma le PEC con Arcadoc

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Conservare a norma le PEC con Arcadoc

La Conservazione PEC è il processo necessario per garantire che il valore legale dei messaggi di posta certificata rimanga inalterato nel corso del tempo. I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, devono perciò essere conservati per minimo 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.

Articolo che dice “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione…Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

AgID ha poi definito il concetto di documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Conservare la PEC quindi è obbligatorio proprio perché è un documento informatico giuridicamente rilevante.

Arcadoc Cloud permette di conservare a norma le PEC con le relative ricevute di notifica. Grazie alla marcatura temporale della conservazione digitale si prolunga di fatto la validità nel tempo della PEC.

Le possibilità che ci apre Arcadoc sono svariate:

Archiviare messaggi PEC
Conservare digitalmente messaggi PEC
Liberare spazio dalla casella di posta PEC
Le PEC conservate possono essere cancellate manualmente dall’utente oppure in modalità automatica da parte del servizio.

Il servizio controlla lo stato di ricezione delle nuove PEC direttamente nella casella PEC. Almeno una volta al giorno, tramite una connessione IMAP o POP3, prende in carico i messaggi presenti nella INBOX e si occupa di produrre i rispettivi pacchetti da versare al sistema di conservazione.

Conservazione Pec Sostitutiva

Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Come Archiviare le PEC a norma

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Come Archiviare le PEC a Norma

La Conservazione Digitale PEC è permessa grazie al modulo Conservazione a norma e al modulo PEC Manager.

Oltre che poter classificare, archiviare e gestire i documenti, si può protocollare la corrispondenza, nonché classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Queste funzioni sono disponibili anche su dispositivo mobile.

Arcadoc è un prodotto multi-aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.

Pec Manager e Ciclo di Vita

Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita. Sono incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

Per Conservazione digitale PEC, un tempo chiamata “sostitutiva”, si intende una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, garantendone nel tempo la validità legale di un documento digitale.

La conservazione a norma equipara documenti elettronici a quelli cartacei

La conservazione a norma equipara, sotto certe condizioni, i documenti elettronici a quelli cartacei, consentendone l’opponibilità a terzi in sede giuridica. Arcadoc mette a disposizione tutte le funzionalità necessarie per la conservazione a norma dei documenti, sia quelli analogici che quelli digitali. Questa funzione è legata alle più recenti disposizioni di legge e alle norme tecniche pubblicate nel DPCM 3 dicembre 2013.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Conservazione a Norma delle PEC

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Conservazione a Norma delle PEC

La posta elettronica certificata, nota come PEC, rappresenta uno strumento fondamentale per le comunicazioni aziendali. Tuttavia, è altrettanto importante garantire la conservazione a norma delle comunicazioni effettuate tramite PEC, al fine di preservare la validità legale dei messaggi e la sicurezza delle informazioni.

L’importanza della Conservazione a Norma della PEC

La conservazione a norma della PEC è un requisito fondamentale per le aziende che utilizzano questo strumento di comunicazione. Le comunicazioni effettuate tramite PEC hanno valore legale, quindi è necessario preservarne l’integrità e la validità per eventuali dispute legali, controlli fiscali ,…. La mancata conservazione a norma può portare a conseguenze legali e finanziarie significative, oltre a compromettere la reputazione dell’azienda.

Per garantire la conservazione a norma della PEC, è essenziale adottare le giuste soluzioni tecnologiche. Le aziende possono optare per software specializzati nella gestione e conservazione delle comunicazioni elettroniche, in grado di garantire l’integrità e la tracciabilità dei messaggi inviati e ricevuti tramite PEC. È importante scegliere una soluzione affidabile, in grado di soddisfare i requisiti specifici del proprio paese o settore.

Inoltre, le soluzioni di conservazione a norma della PEC devono offrire funzionalità avanzate di archiviazione, indicizzazione e ricerca dei messaggi. Questo permette di accedere facilmente alle comunicazioni archiviate quando necessario, risparmiando tempo e semplificando le attività di controllo e verifica.

I vantaggi della Conservazione a Norma della PEC

La conservazione a norma della PEC offre numerosi vantaggi alle aziende. Innanzitutto, garantisce la conformità legale e normativa.

Inoltre, la conservazione a norma della PEC contribuisce alla protezione dei dati sensibili e della privacy.

Le soluzioni di conservazione adeguata offrono funzionalità avanzate di sicurezza, ciò garantisce che le comunicazioni archiviate siano accessibili solo a persone autorizzate e riduce il rischio di accessi non autorizzati o violazioni della privacy.

Arcadoc e la PEC

Arcadoc permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Grazie al modulo di Gestione PEC e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

Come conservare la Posta elettronica certificata

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Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Conservazione Digitale PEC

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Conservazione digitale PEC

Arcadoc Cloud permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Grazie al modulo di Gestione PEC e Protocollo Informatico è possibile classificare, archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web, anche su dispositivo mobile.

Le PEC sono infatti considerate equivalenti alla raccomandata con ricevuta di ritorno, in quanto garantiscono l’integrità del messaggio e l’identità del mittente e del destinatario. Tuttavia, per garantire la validità giuridica della PEC, è necessario conservarla in modo corretto e conforme alle normative vigenti.

Come conservare la Posta elettronica certificata

Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.

Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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