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Gestione documentale in Cloud

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La conservazione documentale in cloud si riferisce alla pratica di archiviare e gestire documenti e dati in formato digitale su servizi di cloud computing. Invece di conservare i documenti fisicamente su supporti cartacei o su dispositivi di archiviazione locali, i documenti vengono caricati su server remoti accessibili tramite Internet.

La conservazione documentale in cloud offre anche una maggiore flessibilità nell’accesso ai documenti. Essi possono essere recuperati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento tramite dispositivi connessi a Internet, consentendo la collaborazione in tempo reale e semplificando il lavoro remoto. Inoltre, la gestione dei documenti nel cloud può includere funzionalità avanzate come la ricerca testuale, l’indicizzazione dei contenuti e la possibilità di impostare autorizzazioni di accesso per garantire la sicurezza e la privacy delle informazioni.

Sono disponibili funzioni di Arcadoc in versione Cloud e On-Premise con i seguenti moduli:

• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o più documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere).

• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di sostituire gli elementi digitalizzati con gli originali cartacei rispettando la norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

Ci sono diversi vantaggi nell’utilizzare la conservazione documentale in cloud.

Innanzitutto, consente di eliminare la dipendenza da supporti fisici, riducendo i costi associati all’acquisto, alla manutenzione e alla gestione di server e dispositivi di archiviazione locali. Inoltre, il cloud offre una maggiore scalabilità, consentendo di aumentare o ridurre lo spazio di archiviazione in base alle esigenze senza dover acquistare hardware aggiuntivo.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Flussi documentali e protocollo informatico

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Flussi documentali e protocollo informatico

Si riferiscono al processo di creazione, revisione, approvazione, distribuzione e archiviazione dei documenti all’interno di un’azienda o di un’istituzione.

Definire le regole per la creazione dei documenti

I flussi documentali possono essere gestiti in diversi modi, a seconda delle esigenze dell’organizzazione. Possono essere gestiti manualmente, ad esempio utilizzando cartelle fisiche o documenti cartacei che vengono passati da una persona all’altra per l’approvazione o la revisione. Al contrario, possono essere gestiti in modo elettronico, con l’utilizzo di software specifici per la gestione dei documenti o dei sistemi di workflow digitali.

L’obiettivo principale dei flussi documentali è garantire che i documenti vengano elaborati in modo efficiente, che le persone coinvolte nel processo siano adeguatamente informate sullo stato dei documenti e che vengano rispettate le procedure di approvazione e revisione. Inoltre, i flussi documentali possono contribuire a migliorare la tracciabilità e l’accessibilità dei documenti, facilitando la ricerca e l’archiviazione.

Arcadoc semplifica la gestione del protocollo informatico e permette diverse operazione immediate:

  • la gestione del protocollo informatico per i documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso che in uscita
  • ricercare e consultare in maniera rapida e semplice i documenti protocollati e le informazioni in fase di registrazione di protocollo
  • controllare gli accessi e le attività svolte dagli utenti su qualunque documento
  • stampare o memorizzare il giornale di protocollo
  • collegare o raggruppare uno o più documenti
  • smistare automaticamente i documenti a seconda della tipologia

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Gestione documentale: ottimizza la tua produttività aziendale

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Gestione documentale: ottimizza la tua produttività aziendale

 

La gestione documentale rappresenta un aspetto fondamentale per qualsiasi organizzazione, indipendentemente dal settore di appartenenza. Un’efficace gestione dei documenti consente di organizzare, archiviare e recuperare le informazioni in modo rapido ed efficiente, garantendo un flusso di lavoro ottimizzato e una migliore produttività aziendale. In un mondo sempre più digitalizzato, la gestione efficiente dei documenti è diventata una priorità per molte aziende.

Con un volume sempre crescente di informazioni da organizzare, archiviare e condividere, un software di gestione documentale diventa un alleato indispensabile.

La centralizzazione dei documenti è un passo cruciale per migliorare l’efficienza. Utilizzare un sistema di gestione documentale che consenta di archiviare, organizzare e recuperare i documenti in modo rapido ed efficiente è fondamentale. La creazione di una struttura di archiviazione coerente semplifica la ricerca e riduce il tempo speso a cercare documenti. Inoltre, l’adozione di un software di gestione documentale che supporti l’indicizzazione dei contenuti può automatizzare gran parte del processo di organizzazione e rendere più facile il recupero delle informazioni necessarie.

Arcadoc è il software sviluppato da Aeffegroup che permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

La gestione documentale tradizionale può essere un processo dispendioso in termini di tempo ed energia. I documenti cartacei sono soggetti a smarrimenti, danni o deterioramento nel corso del tempo. Con Arcadoc, può essere eliminato il bisogno di archivi fisici e ottimizzato la ricerca e l’accesso alle informazioni. Questo permette di risparmiare tempo prezioso e ridurre gli errori umani. Attraverso la gestione elettronica dei documenti si può ottimizzare al meglio l’organizzazione delle informazioni aziendali

Arcadoc, semplice, sicuro e flessibile

Arcadoc consente di organizzare i tuoi documenti in modo logico e strutturato. Possono essere create categorie, sottocategorie e attributi personalizzati per classificare i tuoi file in base alle varie esigenze specifiche. Inoltre è possibile accedere ai documenti in modo rapido e semplice attraverso funzioni di ricerca avanzate. 

La sicurezza dei documenti è un aspetto critico nella gestione documentale. Garantire che i documenti siano accessibili solo alle persone autorizzate è fondamentale per proteggere le informazioni sensibili dell’azienda.

Uno dei vantaggi principali di un software di gestione documentale è la possibilità di collaborare in modo efficace. Puoi condividere documenti con i tuoi colleghi o clienti in modo sicuro e controllato. Le autorizzazioni di accesso possono essere impostate per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare, modificare o condividere i documenti. Inoltre, puoi tenere traccia delle modifiche apportate ai file e ripristinare versioni precedenti se necessario.

Automazione dei processi

Un software di gestione documentale può automatizzare molti dei tuoi processi aziendali. Puoi impostare flussi di lavoro automatici per gestire l’approvazione dei documenti, l’assegnazione delle attività e le notifiche. Questo ti permette di ridurre gli errori umani e accelerare i tempi di lavoro. Inoltre, puoi integrare il software di gestione documentale con altre applicazioni aziendali, come il sistema di contabilità o gestione dei progetti, per una maggiore efficienza complessiva.

In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto. Infatti, grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

Gestione documentale
  • Facile da usare
  • Sicurezza ed integrità dei dati e dei contenuti garantita
  • Utilizzabile ovunque via web e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile
  • Gestisce correttamente i documenti digitali ab origine.
  • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
  • Gestione delle contese su modifiche simultanee
  • Possibilità di autenticazione attraverso Active Directory o protocollo LDAP
  • Personalizzabile
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Conservazione Sostitutiva PEC – Software Conservazione PEC

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Software Conservazione PEC

La conservazione PEC a norma è un obbligo previsto dalla normativa italiana che impone alle aziende di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) per un periodo di tempo specificato dalle normative vigenti.

La conservazione PEC a norma è un processo critico per garantire l’integrità e la prova legale dei messaggi di posta elettronica certificata.

Per farlo, le aziende possono utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) in grado di soddisfare le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative.

I sistemi SEA possono garantire l’integrità dei messaggi PEC tramite la firma elettronica e la crittografia, proteggendo i dati da accessi non autorizzati e garantendo la tracciabilità e l’immutabilità dei dati.

La conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per garantire la conformità alle normative e proteggere l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Le aziende che non rispettano gli obblighi di conservazione PEC a norma possono incorrere in sanzioni e multe significative. Per questo motivo, è importante adottare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) affidabile e conforme alle normative vigenti per garantire una corretta conservazione a norma delle PEC.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.
Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Come e perché conservare le PEC a norma

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Come e perché conservare le PEC a norma

La conservazione PEC a norma è la pratica di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) in conformità alle normative vigenti. La PEC è una forma di posta elettronica che offre una prova legale dell’avvenuta ricezione del messaggio e della sua integrità.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è necessario seguire alcune regole fondamentali. In primo luogo, è necessario conservare i messaggi PEC per il periodo di tempo specificato dalle normative vigenti. Inoltre, i messaggi PEC devono essere archiviati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è possibile utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) che soddisfi le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative. I sistemi SEA sono in grado di archiviare i messaggi PEC in modo sicuro e con una struttura organizzativa che rispetta le normative di conservazione. Inoltre, è importante che la conservazione a norma delle PEC sia effettuata in modo tempestivo e regolare. Ciò significa che i messaggi PEC devono essere archiviati in modo continuo e non devono essere alterati o cancellati senza una motivazione legittima.

In conclusione, la conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per le organizzazioni che utilizzano questo tipo di comunicazione. Una corretta conservazione a norma delle PEC garantisce la conformità alle normative e protegge l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Sistema di Gestione dei Documenti

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Sistema di Gestione dei Documenti

Il Sistema di Gestione dei Documenti è l’insieme di attività e processi che permettono di gestire in modo efficace i documenti all’interno di un’organizzazione, dalle fasi di creazione, registrazione, condivisione, consultazione, conservazione, fino alla loro eliminazione.

Il sistema di gestione dei documenti è fondamentale per garantire la tracciabilità, la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la conformità alle normative dei documenti aziendali. Inoltre, la gestione documentale consente di migliorare l’efficienza e la produttività dell’organizzazione, ridurre i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, e semplificare i processi decisionali.

Tra le attività principali della gestione documentale ci sono la definizione delle politiche di gestione documentale, la creazione di un sistema di classificazione e archiviazione, l’assegnazione di permessi di accesso e di modifica dei documenti, la definizione dei processi di conservazione e di eliminazione dei documenti, la definizione dei criteri di ricerca e di recupero dei documenti.

Quali sono le caratteristiche di Arcadoc?

Arcadoc ha inoltre la funzionalità di workflow documentale il quale permette una rapida gestione dei flussi di lavoro aziendali e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni. Attraverso questo software è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica.
In qualsiasi momento è facile quindi capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.
Grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

La creazione di Arcadoc ha permesso quindi in primis di ridurre rischi e costi operativi

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Arcadoc conforme alle norme dettate dall’Agid

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Arcadoc conforme alle norme dettate dall’Agid

Arcadoc permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agid. Questo software di gestione documentale è stato creato dai professionisti di Aeffegroup.
L’obiettivo con cui è stato creato è quello quindi di fornire alle aziende uno strumento prezioso per rendere più veloce e semplice il lavoro.

Arcadoc, la soluzione più semplice per la gestione documentale

Dal 1° Gennaio 2022 sono divenute definitivamente efficaci le Nuove Linee Guida Agid, sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici.

Agid, l’Agenzia per l’Italia Digitale

Le linee guida rappresentano una semplice e importante evoluzione della normativa settoriale e  costituiscono quindi il necessario presupposto per ogni azione amministrativa in ottica digitale. Arcadoc è un sistema di archiviazione delle informazioni attualmente di facile utilizzo e installazione. Permette infatti l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno. Supporta il protocollo informatico a norma ed ottimizza il workflow, rendendo i processi aziendali ancor più rapidi da gestire.

I punti di forza di Arcadoc indubbiamente sono semplicità, sicurezza e flessibilità.

Per Maggiori informazioni:

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. La conservazione a norma è fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine. In particolare, la conservazione a norma prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS).

La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile.

Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    La Conservazione a Norma per sostituire gli archivi cartacei e non perdere più il filo

I vantaggi con Arcadoc sono quindi molteplici:

  • Conforme normativa vigente
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduce utilizzo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Riduce costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

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Arcadoc, la gestione dei documenti in cloud

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Arcadoc, la gestione documentale in cloud

La gestione documentale è fondamentale per garantire la tracciabilità, la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la conformità alle normative dei documenti aziendali. Inoltre, la gestione documentale consente di migliorare l’efficienza e la produttività dell’organizzazione, ridurre i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, e semplificare i processi decisionali.

Tra le attività principali della gestione documentale ci sono la definizione delle politiche di gestione documentale, la creazione di un sistema di classificazione e archiviazione, l’assegnazione di permessi di accesso e di modifica dei documenti, la definizione dei processi di conservazione e di eliminazione dei documenti, la definizione dei criteri di ricerca e di recupero dei documenti.

Inoltre, la gestione documentale può essere supportata dall’utilizzo di strumenti software specializzati, come i sistemi di gestione documentale (DMS), che permettono di automatizzare alcune attività, semplificare la ricerca e il recupero dei documenti, e garantire la conformità alle normative.

I vantaggi di Arcadoc in Cloud

La Gestione Documentale in Cloud di Arcadoc presenta sicuramente molti vantaggi:

  • interfaccia grafica facile e intuitiva
  • accessibilità 24 ore su 24 e anche 7 giorni su 7
  • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati in primis
  • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
  • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
  • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc
  • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo

Arcadoc semplifica il lavoro

La gestione documentale in cloud con  Arcadoc diventa inoltre immediata.

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I vantaggi della PEC

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I vantaggi della PEC

Nell’era digitale in cui viviamo, la posta elettronica certificata (PEC) si è affermata come uno strumento fondamentale per la comunicazione elettronica tra le aziende, gli enti pubblici e i cittadini. La PEC offre una serie di vantaggi significativi rispetto alla tradizionale posta cartacea, che vanno dall’efficienza alla sicurezza e alla sostenibilità. In questo articolo, esploreremo in dettaglio i vantaggi della PEC e come sta trasformando la nostra comunicazione.

Efficienza nella comunicazione: Uno dei principali vantaggi della PEC è l’efficienza nella trasmissione delle informazioni. Con un semplice clic, è possibile inviare documenti, contratti e comunicazioni a destinatari in tutto il mondo in pochi secondi. A differenza della posta tradizionale, che richiede tempi di spedizione più lunghi, la PEC offre una consegna istantanea, consentendo alle aziende e agli enti pubblici di risparmiare tempo prezioso nelle loro attività quotidiane.

Arcadoc, il software progettato dai nostri tecnici qualificati, ha un modulo che si occupa proprio di questo, PEC MANAGER che permette agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale. Risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale. Unisce in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale Identifica inoltre l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:

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