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La Digitalizzazione dei Processi Aziendali

La Digitalizzazione dei Processi Aziendali

Digitalizzare i processi aziendali non significa solo di adottare tecnologie innovative ma attuare una profonda revisione del modo in cui si lavora. Digitalizzare i Processi Aziendali significa intraprendere la strada di una profonda trasformazione metodologica del modo di lavorare,  l’obiettivo è ottimizzare, semplificare, accelerare e rendere più agili tutte le attività aziendali.

Questo è quello che abbiamo fatto noi di Aeffegroup con la creazione di Arcadoc, software nato per la gestione documentale.

Innanzitutto abbiamo ascoltato i nostri clienti capendo quelli che erano i punti di forza e le criticità del loro lavoro e poi abbiamo pensato:

” Cosa potrebbe esaltare i loro punti di forza e cosa potrebbe risolvere le loro criticità?”

La risposta si racchiude in quel software, Arcadoc .
Arcadoc è un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. E’ stato creato per mettere in salvo i documenti permettendo l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui abbiamo bisogno.

Arcadoc appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” in italiano sistema di sistema di gestione documentale e permette la gestione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale.

Ciò che lo contraddistingue sono:

  • Sicurezza
  • Semplicità
  • Flessibilità
  • Saas qualificato AGID

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Come Gestire i Documenti con il Protocollo Informatico

Come Gestire i Documenti con il Protocollo Informatico

Il protocollo informatico è essenziale per la gestione documentale e per il controllo del flusso di informazioni all’interno di un’organizzazione. In pratica, il protocollo informatico fornisce un sistema di classificazione e identificazione dei documenti, definisce le modalità di trasmissione dei documenti e stabilisce le regole per la loro gestione e conservazione a lungo termine.

Il protocollo informatico può essere utilizzato per gestire una vasta gamma di informazioni e documenti, come ad esempio contratti, relazioni, rapporti, documenti contabili, e-mail e altri documenti aziendali. La sua adozione permette di standardizzare i processi di gestione documentale e migliorare l’efficienza dell’organizzazione, riducendo i costi associati alla gestione dei documenti cartacei.

Inoltre, il protocollo informatico può garantire la sicurezza dei dati e proteggere l’organizzazione da eventuali perdite di informazioni sensibili. Ciò può essere raggiunto tramite la definizione di regole per l’accesso ai documenti e per la conservazione sicura dei dati, anche per garantire la conformità alle normative vigenti sulla privacy e la protezione dei dati personali.

Con Arcadoc il protocollo informatico diventa uno strumento di efficienza.

Questo modulo quindi permette:

  • la gestione del protocollo informatico per i documenti cartacei ed elettronici sia in ingresso che in uscita
  • la ricerca e la consultazione in maniera rapida e semplice dei documenti protocollati e anche delle informazioni immesse in fase di registrazione di protocollo
  • il controllo degli accessi e delle attività svolte dagli utenti su qualunque documento
  • la stampa o la memorizzazione del giornale di protocollo
  • l’annullamento di una registrazione di protocollo secondo quanto contenuto nel D.P.R. 445/2000, garantendo la conservazione permanente dei dati annullati
  • il collegamento e il raggruppamento di uno o più documenti
  • la configurazione di una o più AOO Aree Organizzative Omogenee con i relativi template di generazione di protocollo informatico
  • lo smistamento automatico dei documenti a seconda della tipologia

Il protocollo informatico è essenziale per la gestione documentale

Quindi riassumendo il modulo è conforme alla normativa vigente, ha un’interfaccia semplice e intuitiva è sempre disponibile su qualsiasi dispositivo e personalizzabile.

Da non sottovalutare che con l’eliminazione del cartaceo si abbattono i costi aziendali e non di poco conto la possibilità di deterioramento dei dati sensibili.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Protocollo informatico | Scansione documenti cartacei

Protocollo informatico per la gestione documentale

Il protocollo informatico può essere definito come l’insieme delle procedure informatiche e delle regole che le amministrazioni utilizzano per la gestione documentale.
Nello specifico si fa riferimento a tutta la tecnologia necessaria per realizzare un sistema automatico per la gestione dei documenti ovvero ad un software.

Arcadoc è un software di protocollo informatico

Permette di archiviare e classificare al meglio e in modo sicuro i documenti aziendali. Il software crea infatti un archivio digitale di facile utilizzo e intuitivo nell’interfaccia. 

Grazie al modulo base Gestione Documentale il software protocollo informatico Arcadoc, permette di acquisire documenti tramite scanner per lotti. Tutti i documenti elettronici di qualsiasi tipo possono quindi essere classificati tramite protocollazione, archiviazione e gestione dei fascicoli elettronici. In più è possibile integrare in più tutte le informazioni dal browser web. Il software è disponibile sia in versione cloud che on premise ed è disponibile anche su dispositivo mobile.

I vantaggi

Attraverso lo strumento del protocollo informatico si intendono perseguire diversi obiettivi che, sostanzialmente, si concretizzano in diversi vantaggi:

  • Eliminare i registri cartacei.
  • Ridurre gli uffici di protocollo.
  • Rendere più snello e sicuro il flusso documentale.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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    Tipo di Installazione

    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

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    Software documentale gestione documenti

    A cosa serve un software di gestione per documenti?

    Il software di gestione documentale agisce nella gestione quotidiana di informazioni e documentazioni aziendali, favorendo i tempi di archiviazione cartacea e riducendo drasticamente le quantità di carta. Grazie alla dematerializzazione dei dati, la ricerca di tutte le informazioni utili tramite il software di gestione documentale, consente l’immediato reperimento delle informazioni e semplifica le operazioni di gestione sul ciclo di vita di un documento.
    Arcadoc è un software di gestione di documenti, sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. Il software consente quindi di effettuare operazioni di acquisizione massiva e puntuale di documenti. A ogni documento viene associato un codice elettronico del relativo documento archiviato.

    La soluzione del software di gestione documentale risulta particolarmente indicata per le PMI e per gli Enti della Pubblica Amministrazione.

    Molteplici funzionalità, in sicurezza e facilità di utilizzo

    Le funzioni comprendono  la gestione del ciclo di vita dei documenti. Dalla creazione o acquisizione con relativo protocollo, fino all’archiviazione e conservazione a norma. Inoltre Arcadoc permette di gestire gli aspetti relativi alla visualizzazione e gestione.
     
    Arcadoc è un prodotto multi- aziendale. Ciò significa:
    • si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
    • si può utilizzare per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
    • gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) sulla base dell’organigramma.

    I vantaggi di Arcadoc nella gestione dei documenti

    1. la riduzione dei volumi di carta stampata e quindi l’abbattimento dei costi.
    2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, nel rispetto delle norme vigenti.
    3. la flessibilità delle soluzioni, modificabili anche nel corso dell’anno sulla base della quantità di dati ed esigenze aziendali.
    Arcadoc, dispone di cinque moduli.
    • Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
    • PEC Manager
    • Workflow e Conservazione a Norma
    • Fatturazione Elettronica
    • Firma Digitale Remota
    Il software documentale si può installare sia in versione cloud che on premise. Inoltre è consultabile anche su dispositivo mobile.

     

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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      On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

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      Funzionalità accessorie
      Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

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      Software documentale e protocollo informatico | Arcadoc

      Software documentale per gestire i documenti e file aziendali

      Arcadoc è un software documentale, sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. La gestione documentale riguarda l’organizzazione e gestione dei documenti. Che siano documenti acquisiti con scanner o documenti prodotti elettronicamente. Arcadoc consente di effettuare operazioni di acquisizione massiva e puntuale di documenti. A ogni documento viene associato un codice elettronico del relativo documento archiviato.
       

      Molteplici funzioni, sicuro e facile da utilizzare

      Le funzioni comprendono quindi la gestione del ciclo di vita dei documenti. Dalla creazione o acquisizione con relativo protocollo, fino all’archiviazione e conservazione a norma. Inoltre Arcadoc permette di gestire gli aspetti relativi alla visualizzazione e gestione.
       
      Infatti questo software documentale è un prodotto multi- aziendale. Vuol dire che:
      • si possono attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.
      • può essere utilizzato per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti.
      • gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) secondo l’organigramma.

      I vantaggi di Arcadoc per la gestione documentale

      vantaggi di Arcadoc, software documentale, sono molteplici.
      1. la riduzione dei volumi di carta stampata.
      2. la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti.
      3. la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso.
      I moduli di Arcadoc, software documentale, adatti a ogni esigenza
       
      Arcadoc, dispone di cinque moduli.
       
      • Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
      • PEC Manager
      • Workflow e Conservazione a Norma
      • Fatturazione Elettronica
      • Firma Digitale Remota
       
      Il software documentale si può installare sia in versione cloud che on premise. Inoltre è disponibile anche su dispositivo mobile.

      Per Maggiori informazioni

      Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
      Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
      Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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        Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
        On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

        Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

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        Software documentale | Arcadoc

        Software gestione documentale.

        Arcadoc la soluzione per gestire i documenti aziendali

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        Un software documentale, precisamente è un sistema di gestione documentale, in inglese Electronic Document Management System (EDMS), il quale permette alle aziende di gestire, organizzare, archiviare tutti i file.

        Arcadoc è un software documentale, sicuro, di facile utilizzo e completo nelle sue funzioni. Infatti, esso permette la gestione documentale. Cosa è la gestione documentale? Essa riguarda l’organizzazione e gestione dei documenti sia per documenti acquisiti con scanner, sia per documenti prodotti elettronicamente. Inoltre per quanto riguarda i documenti acquisiti con scanner, Arcadoc consente di effettuare operazioni di acquisizione massiva e puntuale di documenti. Viene apposta l’etichetta adesiva sulla prima pagina dei documenti cartacei con la corrispondenza del codice elettronico del relativo documento archiviato.

        Software gestione documentale: Arcadoc

        Le funzioni comprendono quindi la gestione del ciclo di vita dei documenti, che va dalla creazione o acquisizione con relativo codice per protocollazione a norma, fino all’archiviazione e conservazione a norma (sostituendo i documenti cartacei, nel rispetto delle normative vigenti). Inoltre, Arcadoc permette di gestire anche gli aspetti relativi alla visualizzazione e gestione dei documenti da parte di utenti preimpostati.

        In modo specifico, questo software gestione documentale è un prodotto multi – aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti). Infatti gli utenti possono essere indirizzati alla propria area organizzativa omogenea (AOO) seguendo l’organigramma configurato.

        vantaggi di Arcadoc, software documentale, sono molteplici. Primo, la riduzione dei volumi di carta stampata. Secondo, la gestione semplificata di ricerca e archiviazione dei documenti, con la conseguente riduzione dei costi di gestione. Terzo, la facilità nella gestione dei documenti attraverso la gerarchica di accesso e quindi la consultazione dei documenti.

        I moduli del software gestione documentale Arcadoc, adatti a ogni esigenza

        Arcadoc, dispone di cinque moduli. Questi sono i seguenti:

        • Base (Gestione Documentale e Protocollo Informatico)
        • PEC Manager
        • Workflow e Conservazione a Norma
        • Fatturazione Elettronica
        • Firma Digitale Remota

        Innanzitutto specifichiamo che il modulo base è indispensabile per il funzionamento degli altri moduli del software documentale.

        Però è anche possibile aggiungere servizi opzionali di Assistenza dedicata al Cliente, tra cui la stesura del manuale della Conservazione e l’Assistenza tecnica avanzata per l’utilizzo del software documentale per la vostra azienda.

        Il software documentale è disponibile sia in versione cloud che on premise ed è disponibile anche su dispositivo mobile.

        -Gestione Documentale e Protocollo Informatico

        Grazie al modulo base, che comprende quindi la Gestione Documentale il Protocollo Informatico, Arcadoc permette di acquisire documenti, anche scansionati. Tutti i documenti elettronici di qualsiasi tipo possono quindi essere classificati tramite protocollazione, archiviazione documentale e gestione dei documenti e dei fascicoli elettronici. 

        -PEC Manager

        La gestione dei messaggi di posta elettronica certificata permette di archiviare, protocollare e distribuire in azienda i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e i messaggi di posta elettronica ordinaria (PEO).

        Il modulo PEC Manager del software documentale Arcadoc permette di gestire centralmente, in un’unica applicazione aziendale, più caselle di PEC e PEO, configurando per ogni casella gli utenti che vi possono accedere e i relativi permessi.

        -Workflow e Conservazione a Norma

        Il Workflow del software documentale Arcadoc permette di trasporre i processi aziendali su di un flusso informatico, migliorando quindi l’organizzazione del lavoro. Il Workflow consente infatti di legare le attività che compongono i processi aziendali a determinate logiche. Le aziende che usano questo modulo possono inoltre effettuare collegamenti a documenti e definire le operazioni da svolgere su di essi, oltre che fissare come e quando ogni utente che fa parte di un processo è chiamato ad eseguirle.

        La Conservazione a Norma, un tempo chiamata Conservazione sostitutiva, è una procedura informatica regolamentata dalla legge italiana, in grado di garantire nel tempo la validità legale di un documento digitale. La conservazione a norma equipara quindi, sotto certe condizioni, i documenti elettronici a quelli cartacei, consentendone l’opponibilità a terzi in sede giuridica. La Conservazione a Norma nel software gestione documentale  permette infine di eliminare gli originali cartacei rispettando la normativa in vigore.

         

         

        Per Maggiori informazioni sul nostro software gestione documentale

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          Software gestione Protocollo informatico

          Software gestione Protocollo informatico

          Il protocollo informatico può essere definito come l’insieme delle procedure informatiche e delle regole che le amministrazioni utilizzano per la gestione documentale tramite un software documentale.
          Nello specifico si fa riferimento a tutta la tecnologia necessaria per realizzare un sistema automatico per la gestione dei documenti ovvero ad un software di protocollo informatico.

          Il Responsabile del servizio si occupa quindi della coordinazione di tali procedure e tecnologie. Tutto ciò viene regolato e documentato nel manuale di gestione del protocollo informatico.

          La protocollazione dei documenti mira alla dematerializzazione di tutti i flussi documentali. Questo obiettivo comporta, infatti, numerosi vantaggi.

          Protocollo informatico, i vantaggi.

          Attraverso lo strumento del protocollo informatico si intendono perseguire diversi obiettivi che, sostanzialmente, si concretizzano in diversi vantaggi:

          • Eliminare i registri cartacei.
          • Ridurre gli uffici di protocollo.
          • Rendere più snello e sicuro il flusso documentale.
          • Utilizzare software di gestione documentale che permettano l’accesso agli utenti al fine di visualizzare documenti e workflow per avere sempre un quadro completo e trasparente dell’amministrazione dell’organizzazione.

           

           

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            Archivio e Protocollo Online – Sistema gestione documentale

            Gestione documentale Arcadoc: Archivio e Protocollo Online

            Protocollare i documenti significa registrarli in modo univoco, assegnando ad ognuno un codice di identificazione (sia per i documenti in entrata che per quelli in uscita), nel momento dell’inserimento nel sistema gestione documentale Arcadoc .

            Software gestione Protocollo informatico

            La gestione dei flussi documentali è il processo mediante il quale le aziende organizzano la documentazione ricevuta e prodotta nella propria attività. Tradizionalmente questo prevede l’assegnazione e registrazione di un numero di protocollo, la classificazione e fascicolazione dei documenti stessi affinché possano poi essere recuperati quando occorrono e, comunque, conservati secondo le specifiche del caso. Le regole tecniche per il protocollo informatico (con tale definizione si fa riferimento all’insieme di risorse di elaborazione, apparati, reti di comunicazione e procedure usate dalle organizzazioni per gestire i documenti in maniera digitale) definiscono le modalità operative da seguire per compiere tutte queste attività in modo elettronico.

             

             

            Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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