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Conservazione Sostitutiva PEC – Software Conservazione PEC

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Software Conservazione PEC

La conservazione PEC a norma è un obbligo previsto dalla normativa italiana che impone alle aziende di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) per un periodo di tempo specificato dalle normative vigenti.

La conservazione PEC a norma è un processo critico per garantire l’integrità e la prova legale dei messaggi di posta elettronica certificata.

Per farlo, le aziende possono utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) in grado di soddisfare le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative.

I sistemi SEA possono garantire l’integrità dei messaggi PEC tramite la firma elettronica e la crittografia, proteggendo i dati da accessi non autorizzati e garantendo la tracciabilità e l’immutabilità dei dati.

La conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per garantire la conformità alle normative e proteggere l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Le aziende che non rispettano gli obblighi di conservazione PEC a norma possono incorrere in sanzioni e multe significative. Per questo motivo, è importante adottare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) affidabile e conforme alle normative vigenti per garantire una corretta conservazione a norma delle PEC.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo.
Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Come e perché conservare le PEC a norma

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Come e perché conservare le PEC a norma

La conservazione PEC a norma è la pratica di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) in conformità alle normative vigenti. La PEC è una forma di posta elettronica che offre una prova legale dell’avvenuta ricezione del messaggio e della sua integrità.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è necessario seguire alcune regole fondamentali. In primo luogo, è necessario conservare i messaggi PEC per il periodo di tempo specificato dalle normative vigenti. Inoltre, i messaggi PEC devono essere archiviati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è possibile utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) che soddisfi le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative. I sistemi SEA sono in grado di archiviare i messaggi PEC in modo sicuro e con una struttura organizzativa che rispetta le normative di conservazione. Inoltre, è importante che la conservazione a norma delle PEC sia effettuata in modo tempestivo e regolare. Ciò significa che i messaggi PEC devono essere archiviati in modo continuo e non devono essere alterati o cancellati senza una motivazione legittima.

In conclusione, la conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per le organizzazioni che utilizzano questo tipo di comunicazione. Una corretta conservazione a norma delle PEC garantisce la conformità alle normative e protegge l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

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E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. La conservazione a norma è fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine. In particolare, la conservazione a norma prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS).

La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile.

Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    La Conservazione a Norma per sostituire gli archivi cartacei e non perdere più il filo

I vantaggi con Arcadoc sono quindi molteplici:

  • Conforme normativa vigente
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduce utilizzo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Riduce costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

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I vantaggi della PEC

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I vantaggi della PEC

Nell’era digitale in cui viviamo, la posta elettronica certificata (PEC) si è affermata come uno strumento fondamentale per la comunicazione elettronica tra le aziende, gli enti pubblici e i cittadini. La PEC offre una serie di vantaggi significativi rispetto alla tradizionale posta cartacea, che vanno dall’efficienza alla sicurezza e alla sostenibilità. In questo articolo, esploreremo in dettaglio i vantaggi della PEC e come sta trasformando la nostra comunicazione.

Efficienza nella comunicazione: Uno dei principali vantaggi della PEC è l’efficienza nella trasmissione delle informazioni. Con un semplice clic, è possibile inviare documenti, contratti e comunicazioni a destinatari in tutto il mondo in pochi secondi. A differenza della posta tradizionale, che richiede tempi di spedizione più lunghi, la PEC offre una consegna istantanea, consentendo alle aziende e agli enti pubblici di risparmiare tempo prezioso nelle loro attività quotidiane.

Arcadoc, il software progettato dai nostri tecnici qualificati, ha un modulo che si occupa proprio di questo, PEC MANAGER che permette agli utenti di accedere alla PEC direttamente dal sistema di gestione documentale. Risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale. Unisce in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale Identifica inoltre l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

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Conservare a norma le PEC con Arcadoc

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Conservare a norma le PEC con Arcadoc

La Conservazione PEC è il processo necessario per garantire che il valore legale dei messaggi di posta certificata rimanga inalterato nel corso del tempo. I messaggi PEC rappresentano una corrispondenza con rilevanza giuridica dell’attività dell’impresa, devono perciò essere conservati per minimo 10 anni in osservanza all’art. 2220 cod. civ.

Articolo che dice “Le scritture devono essere conservate per dieci anni dalla data dell’ultima registrazione…Per lo stesso periodo devono conservarsi le fatture, le lettere e i telegrammi ricevuti e le copie delle fatture, delle lettere e dei telegrammi spediti”.

AgID ha poi definito il concetto di documento informatico come “rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.

Conservare la PEC quindi è obbligatorio proprio perché è un documento informatico giuridicamente rilevante.

Arcadoc Cloud permette di conservare a norma le PEC con le relative ricevute di notifica. Grazie alla marcatura temporale della conservazione digitale si prolunga di fatto la validità nel tempo della PEC.

Le possibilità che ci apre Arcadoc sono svariate:

  • Archiviare messaggi PEC
  • Conservare digitalmente messaggi PEC
  • Liberare spazio dalla casella di posta PEC
  • Le PEC conservate possono essere cancellate manualmente dall’utente oppure in modalità automatica da parte del servizio.

Il servizio controlla lo stato di ricezione delle nuove PEC direttamente nella casella PEC. Almeno una volta al giorno, tramite una connessione IMAP o POP3, prende in carico i messaggi presenti nella INBOX e si occupa di produrre i rispettivi pacchetti da versare al sistema di conservazione.

Conservazione Pec Sostitutiva

Il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

 

 

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