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Sistema di Gestione dei Documenti

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Sistema di Gestione dei Documenti

Il Sistema di Gestione dei Documenti è l’insieme di attività e processi che permettono di gestire in modo efficace i documenti all’interno di un’organizzazione, dalle fasi di creazione, registrazione, condivisione, consultazione, conservazione, fino alla loro eliminazione.

Il sistema di gestione dei documenti è fondamentale per garantire la tracciabilità, la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la conformità alle normative dei documenti aziendali. Inoltre, la gestione documentale consente di migliorare l’efficienza e la produttività dell’organizzazione, ridurre i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, e semplificare i processi decisionali.

Tra le attività principali della gestione documentale ci sono la definizione delle politiche di gestione documentale, la creazione di un sistema di classificazione e archiviazione, l’assegnazione di permessi di accesso e di modifica dei documenti, la definizione dei processi di conservazione e di eliminazione dei documenti, la definizione dei criteri di ricerca e di recupero dei documenti.

Quali sono le caratteristiche di Arcadoc?

Arcadoc ha inoltre la funzionalità di workflow documentale il quale permette una rapida gestione dei flussi di lavoro aziendali e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni. Attraverso questo software è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica.
In qualsiasi momento è facile quindi capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.
Grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

La creazione di Arcadoc ha permesso quindi in primis di ridurre rischi e costi operativi

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Arcadoc, la gestione dei documenti in cloud

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Arcadoc, la gestione documentale in cloud

La gestione documentale è fondamentale per garantire la tracciabilità, la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la conformità alle normative dei documenti aziendali. Inoltre, la gestione documentale consente di migliorare l’efficienza e la produttività dell’organizzazione, ridurre i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, e semplificare i processi decisionali.

Tra le attività principali della gestione documentale ci sono la definizione delle politiche di gestione documentale, la creazione di un sistema di classificazione e archiviazione, l’assegnazione di permessi di accesso e di modifica dei documenti, la definizione dei processi di conservazione e di eliminazione dei documenti, la definizione dei criteri di ricerca e di recupero dei documenti.

Inoltre, la gestione documentale può essere supportata dall’utilizzo di strumenti software specializzati, come i sistemi di gestione documentale (DMS), che permettono di automatizzare alcune attività, semplificare la ricerca e il recupero dei documenti, e garantire la conformità alle normative.

I vantaggi di Arcadoc in Cloud

La Gestione Documentale in Cloud di Arcadoc presenta sicuramente molti vantaggi:

  • interfaccia grafica facile e intuitiva
  • accessibilità 24 ore su 24 e anche 7 giorni su 7
  • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati in primis
  • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
  • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
  • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc
  • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo

Arcadoc semplifica il lavoro

La gestione documentale in cloud con  Arcadoc diventa inoltre immediata.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Formazione, gestione e conservazione a norma, Arcadoc

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Formazione, gestione e conservazione a norma, Arcadoc

La gestione documentale è un processo informatico che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma. Possiamo sintetizzare dicendo che è quel processo che permette di gestire il documento in tutto il suo ciclo di vita. Indipendentemente da come un documento nasca (cartaceo o in formato digitale), al suo interno contiene dati e informazioni che necessariamente devono essere acquisiti e archiviati, oltre che essere disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione nel tempo.

Questo software facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento in tempi molto brevi e in maniera facile.

L’utilizzo del software aiuta qualunque realtà aziendale (piccola e media) a gestire in maniera più produttiva le risorse disponibili, sia nel quotidiano dove i tempi si accorciano e quindi non c’è dispersione di lavoro che nel lungo periodo dove vi è un controllo più accurato all’accesso di queste informazioni.

Schematizziamo i vantaggi di Arcadoc nella gestione documentale sono:

  • interfaccia grafica semplice e intuitiva
  • personalizzabile
  • accessibilità da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento
  • garantita sicurezza e integrità dei dati
  • facile da usare

Arcadoc inoltre facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando quindi la produttività. In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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La gestione dei Documenti per Privati e Aziende

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La Gestione dei Documenti per Privati e Aziende

 

La Gestione Documentale in Cloud è la soluzione che consente di archiviare in modo più veloce e più sicuro ogni tipo di documento (elettronico, cartaceo, mail) con qualsiasi estensione (pdf, word, jpg, ecc.).
La Gestione documentale in cloud favorisce quindi la catalogazione, la gestione, la condivisione e il controllo dei flussi documentali all’interno dell’azienda o verso l’esterno.

Inoltre possiede un’ interfaccia utente pulita e di facile utilizzo.

La versione Cloud permette una gestione documentale ancora più efficiente!

Noi di Aeffegroup https://www.aeffegroup.biz/    quando abbiamo ideato Arcadoc ( software di gestione documentale) abbiamo innanzitutto pensato a come rendere il lavoro nelle aziende ancora più Smart ed Efficiente.

Arcadoc è un software di Gestione Documentale disponibile anche su piattaforma Cloud fornito come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS, software come servizio).

Diventa quindi accessibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7  da qualsiasi dispositivo e ovunque uno sia.
Il Data Center Arcadoc è stato quindi progettato e realizzato adottando innovative tecnologie atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio.

La Gestione Documentale in cloud di Arcadoc presenta molti vantaggi:

  • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati in primis
  • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
  • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
  • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc in quanto gestito direttamente da Arcadoc
  • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo

Arcadoc ricerca efficienza e semplicità

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Software Gestione Documentale in Cloud

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Software gestione documentale in Cloud

L’archiviazione e la gestione documentale in cloud sono metodi di conservazione e organizzazione dei documenti che sfruttano le risorse e le infrastrutture di archiviazione basate su cloud computing. Questa approccio offre numerosi vantaggi rispetto ai tradizionali sistemi di archiviazione fisica o alle soluzioni di archiviazione locali.

Ecco alcune informazioni chiave sull’archiviazione e la gestione documentale in cloud:

  1. Conservazione dei documenti: Nel contesto dell’archiviazione in cloud, i documenti vengono digitalizzati e archiviati in forma elettronica su server remoti, accessibili attraverso Internet. Questo elimina la necessità di conservare fisicamente documenti cartacei o di mantenere server locali dedicati.
  2. Accessibilità e condivisione: L’archiviazione dei documenti in cloud consente un accesso praticamente istantaneo ai documenti da qualsiasi posizione geografica, purché si abbia una connessione Internet. Gli utenti autorizzati possono accedere ai documenti tramite dispositivi come computer, smartphone o tablet. Inoltre, la condivisione di documenti tra team o collaboratori diventa molto più semplice, consentendo una collaborazione efficiente.
  3. Sicurezza dei dati: I servizi di archiviazione e gestione documentale in cloud di solito offrono robuste misure di sicurezza per proteggere i dati. Ciò può includere la crittografia dei dati in transito e a riposo, l’autenticazione a due fattori, i controlli di accesso granulari e la registrazione delle attività degli utenti. Inoltre, i provider di servizi cloud spesso implementano backup e procedure di ripristino per garantire la continuità delle operazioni e la protezione dei dati in caso di eventi imprevisti.

Tuttavia, è importante considerare alcuni aspetti come la sicurezza dei dati sensibili, la conformità normativa e la disponibilità della connessione Internet per l’accesso ai documenti.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Software Conservazione Documenti

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Software Conservazione Documenti

La conservazione dei documenti è un aspetto cruciale per qualsiasi azienda, indipendentemente dalle dimensioni e dal settore di appartenenza. Un’adeguata conservazione dei documenti non solo garantisce la conformità legale, ma contribuisce anche a migliorare l’efficienza operativa e a proteggere le informazioni sensibili.

La gestione e la conservazione dei documenti sono aspetti essenziali per le aziende che desiderano mantenere un ambiente organizzato e sicuro. Il software di conservazione documentale offre un approccio digitale alla conservazione dei documenti, eliminando la dipendenza dai supporti cartacei e semplificando i processi di archiviazione e recupero delle informazioni. Con la crescita esponenziale dei dati aziendali, la gestione e la conservazione documentale diventano sempre più complesse, rendendo indispensabile l’adozione di un software dedicato.

Arcadoc è un software di conservazione documenti che permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Software conservazione documenti e archiviazione

La scelta del software di conservazione documentale più adatto alle esigenze aziendali è una decisione strategica. È importante considerare diversi fattori, come la scalabilità del sistema, l’integrazione con altri strumenti aziendali, la facilità d’uso dell’interfaccia e la sicurezza dei dati. È consigliabile effettuare una valutazione approfondita delle diverse opzioni disponibili, prendendo in considerazione le specifiche esigenze aziendali e le funzionalità offerte dal software.

L’adozione di un software di conservazione documentale offre numerosi vantaggi alle aziende.

In primo luogo, consente di garantire l’integrità dei documenti nel tempo. I documenti digitali sono archiviati in modo sicuro e protetti da alterazioni o perdite accidentali. Inoltre, il software di conservazione documentale offre funzionalità avanzate di gestione dei versionamenti, permettendo di tracciare le modifiche apportate ai documenti nel corso del tempo.

Oltre all’integrità dei documenti, il software di conservazione documentale semplifica anche l’accesso alle informazioni. Grazie a funzioni di ricerca avanzata, indicizzazione dei contenuti e organizzazione strutturata dei documenti, gli utenti possono trovare rapidamente i documenti desiderati, riducendo i tempi di ricerca e migliorando la produttività aziendale.

Un altro vantaggio significativo è la sicurezza dei dati. Il software di conservazione documentale offre funzionalità di crittografia avanzata, controllo degli accessi e tracciabilità delle azioni sugli documenti. Ciò garantisce la protezione dei dati sensibili e la conformità alle normative sulla privacy.

Arcadoc permette di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

 Conservazione a norma

  • Conforme normativa vigente
  • Riduce costi archiviazione e ricerca documenti
  • Riduce rischi di deterioramento dati sensibili
  • Sempre disponibile
  • Riduce utilizzo di carta
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduzione costi operativi
  • Personalizzabile

L’adozione di un software di conservazione documentale rappresenta una scelta strategica per le aziende che desiderano garantire l’integrità, l’accessibilità e la sicurezza dei propri documenti. La gestione efficace dei documenti digitali consente di semplificare i processi aziendali, migliorare la produttività e ridurre i rischi associati alla conservazione cartacea. Scegliere la soluzione giusta e implementarla correttamente può portare a numerosi vantaggi, contribuendo al successo e alla crescita dell’azienda. Non sottovalutare l’importanza del software di conservazione documentale per preservare e proteggere il patrimonio informativo della tua azienda.

 

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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Gestione Archivi e Documenti per Aziende

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Gestione Archivi e Documenti per Aziende

La gestione degli archivi e dei documenti rappresenta un aspetto cruciale per le aziende di ogni settore. Un’adeguata gestione degli archivi consente di organizzare e conservare in modo efficiente documenti importanti, garantendo una rapida accessibilità e una corretta tracciabilità.

L’elemento chiave per la gestione dei documenti

La gestione degli archivi e dei documenti rappresenta un elemento chiave per l’organizzazione interna di un’azienda. Un sistema di gestione ben strutturato permette di ottimizzare l’accesso ai documenti, semplificando i processi di ricerca, revisione e condivisione delle informazioni. Inoltre, una corretta gestione archivistica garantisce la conformità alle normative vigenti in materia di conservazione dei documenti e protezione dei dati sensibili.

Per implementare con successo un sistema di gestione archivi e documenti, è fondamentale seguire dei passaggi. In primo luogo, è necessario condurre un’attenta analisi delle esigenze aziendali, identificando i documenti critici da gestire e le modalità di accesso necessarie. Successivamente, occorre definire una struttura di archiviazione chiara e coerente, basata su criteri di classificazione e metadati pertinenti.

È altamente consigliabile utilizzare un software di gestione documentale che offra funzionalità avanzate come la scansione dei documenti, la creazione di workflow automatizzati, il controllo delle versioni e la gestione dei permessi di accesso. Questi strumenti semplificano notevolmente il processo di gestione archivi e documenti, permettendo una maggiore efficienza e riducendo il rischio di errori umani.

Arcadoc,  la soluzione adatta alla gestione dei tuoi documenti

L’implementazione di un sistema di gestione archivi e documenti comporta numerosi vantaggi per le aziende. Innanzitutto, consente di ridurre i costi legati alla gestione di archivi fisici, come spazio di archiviazione, materiali di consumo e manutenzione. I documenti digitali possono essere archiviati in modo sicuro e accessibile, eliminando la dipendenza dalla carta e favorendo l’ottimizzazione delle risorse aziendali.

I vantaggi di un software come Arcadoc

Un sistema di gestione archivi e documenti consente di migliorare l’efficienza operativa. La ricerca e il recupero dei documenti diventano più rapidi e semplici, grazie a funzionalità di ricerca avanzate e all’indicizzazione dei contenuti. Ciò porta a una maggiore produttività dei dipendenti, che possono dedicare meno tempo alla ricerca manuale dei documenti e più tempo all’effettiva realizzazione dei compiti.

Un sistema di gestione archivi e documenti contribuisce alla sicurezza dei dati aziendali.

La gestione archivi e documenti rappresenta un aspetto cruciale per le aziende che desiderano ottimizzare l’efficienza operativa e garantire la sicurezza dei propri dati. L’implementazione di un sistema di gestione archivi e documenti ben strutturato consente di organizzare e conservare i documenti in modo efficace, semplificando i processi di ricerca, condivisione e conservazione. Non sottovalutare l’importanza di una corretta gestione archivistica per il successo e la crescita della tua azienda.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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