Gestione documentale in Cloud

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La conservazione documentale in cloud si riferisce alla pratica di archiviare e gestire documenti e dati in formato digitale su servizi di cloud computing. Invece di conservare i documenti fisicamente su supporti cartacei o su dispositivi di archiviazione locali, i documenti vengono caricati su server remoti accessibili tramite Internet.

La conservazione documentale in cloud offre anche una maggiore flessibilità nell’accesso ai documenti. Essi possono essere recuperati da qualsiasi luogo e in qualsiasi momento tramite dispositivi connessi a Internet, consentendo la collaborazione in tempo reale e semplificando il lavoro remoto. Inoltre, la gestione dei documenti nel cloud può includere funzionalità avanzate come la ricerca testuale, l’indicizzazione dei contenuti e la possibilità di impostare autorizzazioni di accesso per garantire la sicurezza e la privacy delle informazioni.

Sono disponibili funzioni di Arcadoc in versione Cloud e On-Premise con i seguenti moduli:

• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari.

• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o più documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere).

• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di sostituire gli elementi digitalizzati con gli originali cartacei rispettando la norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

Ci sono diversi vantaggi nell’utilizzare la conservazione documentale in cloud.

Innanzitutto, consente di eliminare la dipendenza da supporti fisici, riducendo i costi associati all’acquisto, alla manutenzione e alla gestione di server e dispositivi di archiviazione locali. Inoltre, il cloud offre una maggiore scalabilità, consentendo di aumentare o ridurre lo spazio di archiviazione in base alle esigenze senza dover acquistare hardware aggiuntivo.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Gestione documentale per la Piccola Impresa

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Software Gestione Documentale per le piccola impresa

La gestione documentale è un aspetto cruciale per le piccole imprese in quanto consente di organizzare, archiviare e accedere in modo efficiente a tutti i documenti e le informazioni aziendali.

Utilizza un software di gestione documentale

Investi in un software di gestione documentale che soddisfi le esigenze della tua impresa. Ci sono diverse opzioni disponibili sul mercato, alcune delle quali sono specificamente progettate per le piccole imprese. Questi software consentono di archiviare, organizzare e cercare i documenti in modo rapido ed efficiente.

Stabilisci una politica di archiviazione

Definisci una politica chiara per l’archiviazione e la conservazione dei documenti. Specifica i requisiti di conservazione dei documenti, come ad esempio i tempi di archiviazione e le modalità di eliminazione dei documenti obsoleti. Assicurati che tutti i dipendenti siano a conoscenza della politica e che venga seguita in modo coerente.

Imposta controlli di accesso

Proteggi i tuoi documenti sensibili impostando controlli di accesso. Definisci chi può accedere a determinati documenti e stabilisci autorizzazioni e ruoli appropriati per garantire che solo le persone autorizzate possano visualizzare o modificare i documenti.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
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Gestione documentale per Piccole Imprese

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Software Gestione Documentale per le Piccole Imprese

La gestione documentale è un aspetto cruciale per le piccole imprese in quanto consente di organizzare, archiviare e accedere in modo efficiente a tutti i documenti e le informazioni aziendali.

Analizza le tue esigenze

Valuta i tipi di documenti che la tua impresa deve gestire, come fatture, contratti, report, corrispondenza, ecc. Considera anche la frequenza con cui i documenti devono essere accessibili e la necessità di conformità alle normative di conservazione dei documenti.

Crea una struttura organizzativa

Definisci una struttura di archiviazione logica per i documenti in modo da poterli recuperare facilmente. Puoi organizzare i documenti per categorie, ad esempio per tipo, data o reparto. Assicurati che la struttura sia intuitiva e comprensibile per tutti i dipendenti.

Utilizza il formato digitale

Riduci al minimo l’uso di documenti cartacei e spostati verso il formato digitale. La gestione documentale digitale consente un accesso più rapido e un’archiviazione più efficiente. Puoi scansionare i documenti cartacei e convertirli in formato digitale utilizzando uno scanner o servizi di digitalizzazione dei documenti.

Per Maggiori informazioni

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Archiviazione documentale in Cloud

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Archiviazione documentale in Cloud

Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.

Arcadoc è un software di gestione documentale disponibile anche su piattaforma Cloud fornito in outsourcing come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS).

Può essere utilizzato per archiviazione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Sono disponibili funzioni di Arcadoc Cloud con i seguenti moduli:

• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;

• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);

• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Regitri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

Archiviazione e Gestione Documentale

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Software Gestione documentale

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Software Gestione Documentale

La gestione dei documenti è un aspetto critico per il successo di un’azienda. La crescita esponenziale dei dati e l’aumento delle normative sulla privacy e la conformità legale hanno reso indispensabile l’adozione di un software dedicato. Il software di gestione documentale offre funzionalità avanzate per la creazione, l’archiviazione, la ricerca e la condivisione dei documenti, semplificando i processi aziendali e riducendo la dipendenza dai documenti cartacei.

Arcadoc, il software sviluppato da Aeffegroup, permette di archiviare e classificare al meglio i documenti creando un archivio digitale consentendo, se trattati con processo di conservazione a norma di legge, di eliminare la carta.

Quando si seleziona un software di gestione documentale, è importante considerare diversi fattori chiave. Innanzitutto, bisogna valutare le esigenze specifiche dell’azienda, come la dimensione dell’organizzazione, i volumi di documenti e le esigenze di collaborazione. Successivamente, è importante analizzare le funzionalità offerte dal software, come l’archiviazione centralizzata, la gestione dei permessi di accesso, la creazione di workflow e l’integrazione con altri strumenti aziendali.

Arcadoc Prodotto Multiaziendale

Arcadoc Cloud è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati. Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Sono disponibili altre funzioni di Arcadoc Cloud attivando i seguenti moduli:

• il modulo Pec Manager si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di posta elettronica certificata e ordinaria in ingresso e in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verranno riconciliate ai messaggi originari;

• il modulo per il Workflow Documentale rende i processi aziendali semplici e condivisibili soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi Aziende ed Enti Pubblici. Al workflow documentale possono essere associati uno o piu documenti generando così un iter documentale (es.: processo approvativo pagamento fatture; gestione offerte; gestione delle delibere);

• il modulo per il processo di Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Regitri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) che permette di eliminare gli originali cartacei per sempre a norma di legge (sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente).

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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