Come e perché conservare le PEC a norma

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Come e perché conservare le PEC a norma

La conservazione PEC a norma è la pratica di archiviare in modo sicuro e legale i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) in conformità alle normative vigenti. La PEC è una forma di posta elettronica che offre una prova legale dell’avvenuta ricezione del messaggio e della sua integrità.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è necessario seguire alcune regole fondamentali. In primo luogo, è necessario conservare i messaggi PEC per il periodo di tempo specificato dalle normative vigenti. Inoltre, i messaggi PEC devono essere archiviati in modo sicuro e protetto da accessi non autorizzati.

Per garantire la conservazione a norma delle PEC, è possibile utilizzare un sistema di archiviazione elettronica (SEA) che soddisfi le specifiche tecniche e le regole di conservazione previste dalle normative. I sistemi SEA sono in grado di archiviare i messaggi PEC in modo sicuro e con una struttura organizzativa che rispetta le normative di conservazione. Inoltre, è importante che la conservazione a norma delle PEC sia effettuata in modo tempestivo e regolare. Ciò significa che i messaggi PEC devono essere archiviati in modo continuo e non devono essere alterati o cancellati senza una motivazione legittima.

In conclusione, la conservazione a norma delle PEC è un’attività importante per le organizzazioni che utilizzano questo tipo di comunicazione. Una corretta conservazione a norma delle PEC garantisce la conformità alle normative e protegge l’organizzazione da eventuali rischi legali.

Come risolvere la Conservazione a Norma per le PEC?

Arcadoc risolve in modo complessivo le esigenze di governo del flusso della corrispondenza digitale, unendo in una unica interfaccia le logiche appositamente pensate per la PEC con gli strumenti di gestione documentale, identificando l’autore di qualsiasi operazione effettuata sui messaggi.

Permette inoltre di distribuire in azienda e di conservare a norma i messaggi di posta elettronica certificata (PEC) e non solo anche quelli di posta elettronica ordinaria (PEO), relativi ad indirizzi istituzionali.

Arcadoc mette in salvo i documenti ed è semplice da usare.

E’ un sistema di archiviazione delle informazioni di facile installazione ed utilizzo. Permette l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno ed è utilizzabile ovunque e su tutti i dispositivi, anche quelli mobile.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

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Conservazione Digitale a Norma per Aziende e Professionisti

La conservazione a norma è l’insieme di pratiche, processi e tecnologie utilizzate per garantire la corretta conservazione e l’integrità dei documenti e delle informazioni in formato digitale, rispettando le normative e le leggi vigenti. La conservazione a norma è fondamentale per le organizzazioni che desiderano proteggere i loro documenti digitali da perdite, furti, corruzione o alterazioni, e garantire la loro disponibilità, autenticità e completezza nel lungo termine. In particolare, la conservazione a norma prevede l’adozione di tecniche di criptazione e di firme digitali per garantire l’autenticità e l’integrità dei documenti digitali, l’utilizzo di sistemi di backup per prevenire la perdita dei dati, e la definizione di politiche di conservazione in linea con le normative vigenti, come la normativa europea sulla conservazione digitale dei documenti (eIDAS).

La tecnologia della “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento nella forma e nel contenuto, rendendolo non più modificabile.

Attraverso la marca temporale si rende inoltre certa anche la data e l’ora di creazione dell’evidenza informatica.

Arcadoc viene costantemente aggiornato per la piena e completa rispondenza alla normativa vigente.

    La Conservazione a Norma per sostituire gli archivi cartacei e non perdere più il filo

I vantaggi con Arcadoc sono quindi molteplici:

  • Conforme normativa vigente
  • Mantiene inalterato il valore probatorio dei documenti digitali e opponibilità a terzi
  • Riduce utilizzo di carta
  • Abbatte costi archiviazione e ricerca documenti
  • Elimina rischi di deterioramento dati sensibili
  • Riduce costi operativi
  • Personalizzabile
  • Sempre disponibile

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Omat Forum – Firenze

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AEFFEGROUP sarà protagonista dell’intervento “Le attività del Titolare del Trattamento previste dal nuovo regolamento UE, in un’ottica di gestione e conservazione della documentazione. Dalla teoria alla pratica.”, a cura di Riccardo Camiciottoli / Technical Manager AEFFEGROUP e Alberto Befani / Consulente Privacy

Nel corso dell’intervento verranno forniti cenni e spunti di riflessione in materia delle seguenti incombenze del Titolare del trattamento, previste dal Regolamento UE 679/2016, anche sotto il profilo documentale:

  • Misure di sicurezza adeguate
  • Valutazione di impatto sulla protezione dei dati
  • Registri del trattamento
  • Data retention

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Archiviazione digitale | Digitalizzazione processi aziendali

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Aarchiviazione digitale – Digitalizzazione processi aziendali

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Il termine “archiviazione digitale” indica la registrazione, su un idoneo supporto magnetico o ottico, di documenti digitali, originariamente cartacei o già informatici, identificati univocamente tramite un codice di riferimento. In tal modo i documenti, riducendo drasticamente il consumo di materiale cartaceo, vengono salvati e rimangono disponibili per tempi lunghissimi, senza alcun rischio di deterioramento o danneggiamento.

Arcadoc è un software di gestione documentale che rende facile ed intuitiva l’archiviazione digitale permettendo così una ricerca della documentazione da qualunque browser anche su dispositivo mobile.

Per un’azienda odierna è infatti fondamentale la corretta conservazione dei documenti che costituiscono una parte essenziale della vita lavorativa dell’azienda stessa. L’archiviazione digitale porta numerosi vantaggi poiché riduce le perdite di tempo nella ricerca di informazioni, migliorando di conseguenza le attività di gestione dei dati e del lavoro d’ufficio.

Inoltre l’archiviazione digitale garantisce una sicurezza massima poiché rende possibile il controllo degli accessi e delle attività sui documenti archiviati. Il fine ultimo dell’archiviazione digitale è il miglioramento delle relazioni con clienti, fornitori e collaboratori.

Arcadoc è il software sviluppato da Aeffegroup che permette una completa gestione documentale riducendo rischi e costi operativi.

Da una corretta archiviazione digitale secondo opportune procedure che seguono le normative vigienti (ex Cnipa oggi DigitPA) si può passare alla conservazione sostitutiva del documento 

Archiviazione Digitale
  • Aumenta la sicurezza
  • Riduce la carta
  • Riduce tempi di ricerca
  • Aumenta la disponibilità informazioni

Arcadoc ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento.

In questo modo, è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo e le eventuali problematiche. Infatti, grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività. 

  • Struttura gerarchica dei permessi di accesso
  • Gestione priorità di accesso su modifiche simultanee
  • Riduzione costi operativi
  • Personalizzabile

Arcadoc aumenta la sicurezza del sistema consentendo di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente. Gli amministratori possono configurare e specificare centralmente le regole per ogni struttura o gruppo dell’azienda.

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