Quando si parla di gestione documentale è impossibile non chiamare in causa l’archiviazione documentale in cloud. La digitalizzazione dei documenti ha rivoluzionato il modo in cui le aziende, archiviano, conservano, organizzano e condividono le informazioni, riducendo drasticamente la dipendenza da supporti cartacei e migliorando l’efficienza operativa.
In particolare, la gestione documentale in cloud è una soluzione efficace ed efficiente per l’archiviazione e la condivisione dei documenti. Ma in cosa consiste esattamente e quali sono i principali benefici per le imprese? Approfondiamo insieme!
Soluzioni per archiviazione documentale in cloud
La gestione documentale in cloud, e quindi anche l’archiviazione documentale in cloud, consiste nel caricare tutti i file su server gestiti da una società specializzata nel cloud storage, invece che conservarli su un disco rigido locale o su supporti fisici o su server interni. La principale differenza tra l’archiviazione locale e quella in cloud sta nel fatto che, in quest’ultimo caso, i documenti sono conservati su server remoti, accessibili da qualsiasi dispositivo connesso a Internet e dotato di autorizzazione necessaria. Questo modello non solo consente una maggiore flessibilità operativa, ma garantisce anche standard di sicurezza elevati.
L’alternativa che offre Arcadoc è il software per la gestione documentale on-premise. Scopri di cosa si tratta e clicca qui.
Accedere ai tuoi documenti ovunque tu sia con l’archiviazione documentale in cloud
Una delle principali preoccupazioni delle aziende è poter accedere ai documenti in modo rapido ed efficiente, senza il rischio di perderli o doverli cercare in archivi fisici ingombranti. L’archiviazione documentale in cloud risponde perfettamente a questa esigenza, permettendo di:
- Accedere ai documenti ovunque tu sia e da qualsiasi dispositivo connettibile ed autorizzato (PC, smartphone, tablet, ecc.);
- Condividere i file con colleghi o collaboratori, migliorando la produttività e la collaborazione aziendale;
- Garantire un’organizzazione centralizzata dei documenti ed i backup automatici dei dati;
- Ridurre i costi di archiviazione e manutenzione rispetto a farlo su supporti fisici.
Sicurezza e affidabilità: archiviazione documentale in cloud
Generalmente, il maggior dubbio da parte delle aziende riguarda la sicurezza dei dati in cloud. Tuttavia, i moderni sistemi di archiviazione documentale in cloud adottando misure di sicurezza avanzate, tra cui:
- Crittografia end-to-end: i dati vengono cifrati sia durante la trasmissione che nello storage, impedendo accessi non autorizzati;
- Autentificazione a più fattori: solo gli utenti autorizzati possono accedere;
- Backup automatici
- Controllo degli accessi: le aziende possono stabiliti livelli di autorizzazione differenti, limitando l’accesso a determinati contenuti solo a personale specifico.
Questi elementi rendono il cloud una soluzione più sicura rispetto ai tradizionali metodi di archiviazione locale.
Vantaggi economici dell’Archiviazione documentale in cloud
L’adozione di un sistema di gestione documentale in cloud porta anche vantaggi economici alle aziende, ad esempio:
- Riduzione dei costi di hardware e manutenzione: non essendo necessario acquistare server fisici o dischi rigidi, i costi infrastrutturali si riducono drasticamente
- Scalabilità: i piano cloud possono essere personalizzati in base alle necessità aziendali, evitando sprechi di risorse
- Ottimizzazione del tempo e della produttività: la ricerca dei documenti e la loro gestione diventa più rapida ed efficace
- Sostenibilità ambientale: la riduzione di carta e dei dispositivi hardware contribuisce a diminuire l’impatto ambientale dell’azienda.
Arcadoc: la soluzione per l’archiviazione documentale in cloud
Arcadoc è un software multi-aziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili ed accessi personalizzati.
Il nostro software di gestione documentale disponibile in cloud è fornito in outsourcing come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS).
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Arcadoc, tra le tante funzionalità, prevede anche la possibilità di archiviare i documenti, potendo utilizzare il nostro software per la gestione documentale in cloud con i seguenti moduli:
1. modulo Pec Manager: si occupa dell’intero ciclo di vita delle comunicazioni di una o più caselle di Posta Elettronica Ordinaria (PEO) e di Posta Elettronica Certificata (PEC), sia in ingresso che in uscita, incluse le ricevute di accettazione e consegna che verrano riconciliate ai messaggi orginari.
2. Modulo Workflow Documentale: rende i processi aziendali semplici e condivisibili, soddisfacendo tutte le esigenze di piccole e grandi aziende ed Enti Pubblici.
3. Modulo Conservazione a norma: permette di eliminare gli originali cartacei e conservare a norma di legge tutti i documenti come fatture attive e passive, registri contabili, pec e protocolli informatici. Il tutto sempre aggiornato all’ultima versione aderente alla normativa vigente.
Per scoprire di più ed avere maggiori info non esitare a contattarci!
