Conservazione digitale a norma documenti
Conservazione a norma: la soluzione per tutti i documenti con Arcadoc
Arcadoc grazie alla sua funzione di Conservazione digitale a norma documenti (fino a qualche tempo fa conosciuta come Conservazione sostitutiva) permette di archiviare e conservare, rispettando le norme di legge in vigore, tutti i documenti fiscali e legali.
Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.
Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, con il quale è possibile effettuare la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.
I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte le operazioni relativa alla gestione dei documenti, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.
Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?
Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.
La conservazione digitale a norma documenti permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.
Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi
Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti con valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato conservazione sostitutiva) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.
La conservazione digitale a norma aziendale deve quindi garantire ai documenti:
- Reperibilità
- Autenticità
- Integrità
- Affidabilità
- Leggibilità
Alcuni documenti da qualche anno, sono costituiti per loro natura obbligatoria alla conservazione digitale:
- Fatture elettroniche
- Contratti con firma digitale
- PEC Posta certificata
Per altri elementi la conservazione digitale a norma documenti è opzionale. Tuttavia è conveniente perché consente di ridurre o eliminare per sempre gli archivi cartacei e di conseguenza l’obbligo della loro archiviazione fisica per 10 anni.
Tra gli altri documenti vi sono:
- Fatture
- DDT
- Ricevute fiscali
- Scontrini fiscali
- Bilanci d’esercizio
- Dichiarazioni fiscali
- Pagamenti con F23 e F24
- Offerte e Contratti
- Registri Contabili
- CUD
Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono quindi:
- risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
- rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.
Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da
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Per soddisfare i requisiti di conservazione a norma, le organizzazioni spesso implementano politiche e procedure documentate che definiscono come i documenti devono essere gestiti, archiviati e conservati. Queste politiche possono includere linee guida sul periodo di conservazione dei documenti, i metodi di archiviazione, la gestione delle versioni, la protezione dei dati personali sensibili e altre disposizioni specifiche necessarie per conformarsi alle normative.
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