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Conservazione documentale in Cloud

 Soluzioni Conservazione documentale in Cloud

La conservazione documentale in Cloud è un concetto che si riferisce alla pratica di archiviare e gestire i documenti digitali in ambienti di cloud computing. Il cloud computing è un modello di distribuzione di risorse informatiche che consente l’accesso a servizi di calcolo, archiviazione e elaborazione dei dati tramite Internet.

Software Conservazione documentale in Cloud

Arcadoc Cloud è un prodotto che può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

La conservazione documentale in Cloud offre diversi vantaggi rispetto all’archiviazione tradizionale su supporti fisici o in ambienti locali. Alcuni dei benefici includono:

  1. Accessibilità: i documenti archiviati nel Cloud possono essere facilmente accessibili da qualsiasi posizione e dispositivo connesso a Internet. Ciò consente agli utenti di recuperare i documenti in modo rapido ed efficiente, senza dover dipendere da una posizione fisica specifica.
  2. Scalabilità: i servizi di conservazione documentale in Cloud possono scalare in base alle esigenze dell’organizzazione. Gli utenti possono facilmente aumentare o diminuire lo spazio di archiviazione in base alla quantità di documenti da conservare, senza dover investire in hardware o infrastrutture aggiuntive.

E’ possibile in qualsiasi momento integrare il servizio con i moduli opzionali o ampliare la quantità annuale dei documenti.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Sistema di Gestione dei Documenti

Sistema di Gestione dei Documenti

Il Sistema di Gestione dei Documenti è l’insieme di attività e processi che permettono di gestire in modo efficace i documenti all’interno di un’organizzazione, dalle fasi di creazione, registrazione, condivisione, consultazione, conservazione, fino alla loro eliminazione.

Il sistema di gestione dei documenti è fondamentale per garantire la tracciabilità, la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la conformità alle normative dei documenti aziendali. Inoltre, la gestione documentale consente di migliorare l’efficienza e la produttività dell’organizzazione, ridurre i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, e semplificare i processi decisionali.

Tra le attività principali della gestione documentale ci sono la definizione delle politiche di gestione documentale, la creazione di un sistema di classificazione e archiviazione, l’assegnazione di permessi di accesso e di modifica dei documenti, la definizione dei processi di conservazione e di eliminazione dei documenti, la definizione dei criteri di ricerca e di recupero dei documenti.

Quali sono le caratteristiche di Arcadoc?

Arcadoc ha inoltre la funzionalità di workflow documentale il quale permette una rapida gestione dei flussi di lavoro aziendali e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni. Attraverso questo software è possibile definire gli utenti che possono accedere a determinate informazioni in lettura o modifica.
In qualsiasi momento è facile quindi capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.
Grazie alla creazione di archivi condivisi e delle annotazioni relative ai documenti, Arcadoc facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando la produttività.

La creazione di Arcadoc ha permesso quindi in primis di ridurre rischi e costi operativi

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Arcadoc, la gestione dei documenti in cloud

Arcadoc, la gestione documentale in cloud

La gestione documentale è fondamentale per garantire la tracciabilità, la sicurezza, la riservatezza, l’integrità e la conformità alle normative dei documenti aziendali. Inoltre, la gestione documentale consente di migliorare l’efficienza e la produttività dell’organizzazione, ridurre i costi associati alla gestione dei documenti cartacei, e semplificare i processi decisionali.

Tra le attività principali della gestione documentale ci sono la definizione delle politiche di gestione documentale, la creazione di un sistema di classificazione e archiviazione, l’assegnazione di permessi di accesso e di modifica dei documenti, la definizione dei processi di conservazione e di eliminazione dei documenti, la definizione dei criteri di ricerca e di recupero dei documenti.

Inoltre, la gestione documentale può essere supportata dall’utilizzo di strumenti software specializzati, come i sistemi di gestione documentale (DMS), che permettono di automatizzare alcune attività, semplificare la ricerca e il recupero dei documenti, e garantire la conformità alle normative.

I vantaggi di Arcadoc in Cloud

La Gestione Documentale in Cloud di Arcadoc presenta sicuramente molti vantaggi:

  • interfaccia grafica facile e intuitiva
  • accessibilità 24 ore su 24 e anche 7 giorni su 7
  • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati in primis
  • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
  • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
  • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc
  • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo

Arcadoc semplifica il lavoro

La gestione documentale in cloud con  Arcadoc diventa inoltre immediata.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Formazione, gestione e conservazione a norma, Arcadoc

Formazione, gestione e conservazione a norma, Arcadoc

La gestione documentale è un processo informatico che può essere suddiviso in tre fasi principali: formazione, gestione e conservazione a norma. Possiamo sintetizzare dicendo che è quel processo che permette di gestire il documento in tutto il suo ciclo di vita. Indipendentemente da come un documento nasca (cartaceo o in formato digitale), al suo interno contiene dati e informazioni che necessariamente devono essere acquisiti e archiviati, oltre che essere disponibili per la consultazione, la condivisione e la conservazione nel tempo.

Questo software facilita la digitalizzazione dei documenti e quindi permette di ordinare, conservare e rendere direttamente disponibile qualunque tipo di documento in tempi molto brevi e in maniera facile.

L’utilizzo del software aiuta qualunque realtà aziendale (piccola e media) a gestire in maniera più produttiva le risorse disponibili, sia nel quotidiano dove i tempi si accorciano e quindi non c’è dispersione di lavoro che nel lungo periodo dove vi è un controllo più accurato all’accesso di queste informazioni.

Schematizziamo i vantaggi di Arcadoc nella gestione documentale sono:

  • interfaccia grafica semplice e intuitiva
  • personalizzabile
  • accessibilità da qualsiasi dispositivo in qualsiasi momento
  • garantita sicurezza e integrità dei dati
  • facile da usare

Arcadoc inoltre facilita lo scambio di informazioni tra tutti i collaboratori semplificando il lavoro e aumentando quindi la produttività. In qualsiasi momento è facile capire chi sta utilizzando un documento, controllare lo stato d’avanzamento di un processo o semplicemente consultare un contenuto.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
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Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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La gestione dei Documenti per Privati e Aziende

La Gestione dei Documenti per Privati e Aziende

 

La Gestione Documentale in Cloud è la soluzione che consente di archiviare in modo più veloce e più sicuro ogni tipo di documento (elettronico, cartaceo, mail) con qualsiasi estensione (pdf, word, jpg, ecc.).
La Gestione documentale in cloud favorisce quindi la catalogazione, la gestione, la condivisione e il controllo dei flussi documentali all’interno dell’azienda o verso l’esterno.

Inoltre possiede un’ interfaccia utente pulita e di facile utilizzo.

La versione Cloud permette una gestione documentale ancora più efficiente!

Noi di Aeffegroup https://www.aeffegroup.biz/    quando abbiamo ideato Arcadoc ( software di gestione documentale) abbiamo innanzitutto pensato a come rendere il lavoro nelle aziende ancora più Smart ed Efficiente.

Arcadoc è un software di Gestione Documentale disponibile anche su piattaforma Cloud fornito come servizio nella modalità Software as a Service (SaaS, software come servizio).

Diventa quindi accessibile 24 ore su 24 e 7 giorni su 7  da qualsiasi dispositivo e ovunque uno sia.
Il Data Center Arcadoc è stato quindi progettato e realizzato adottando innovative tecnologie atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio.

La Gestione Documentale in cloud di Arcadoc presenta molti vantaggi:

  • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati in primis
  • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
  • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
  • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc in quanto gestito direttamente da Arcadoc
  • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo

Arcadoc ricerca efficienza e semplicità

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Come Trasformare le Fatture Cartacee

Come Trasformare le Fatture Cartacee

 

La conservazione di fatture elettroniche è innanzitutto una procedura informatica che permette di conferire nel tempo valore legale a un documento informatico equiparandolo all’originale cartaceo.

Questo vuol dire che non possiamo più limitarci solo a stampare le fatture e conservarle in un faldone.

Anche perchè il codice civile stabilisce un principio generale sulla conservazione delle scritture contabili secondo il quale le lettere, la corrispondenza commerciale, i telegrammi e le fatture devono essere conservati per 10 anni dalla data della loro ultima registrazione.

E’ stata creata allora una specifica procedura da eseguire, prevista dalla legge, per una valida conservazione delle fatture elettroniche : vediamo come funziona.

Innanzitutto c’è da sottolineare che esistono due elementi fondamentali : la firma digitale e la marca temporale.

La “firma digitale” permette la conservazione integrale del documento rendendolo non più modificabile; mentre la “marca temporale” rende certa la data e l’ora di creazione.

Arcadoc è un software di gestione documentale già pronto per questo processo in tutte le sue fasi.

La Conservazione di Fatture Elettroniche a Norma risulterà allora  facile e veloce!

 

Arcadoc permette quindi di eliminare gli archivi cartacei ai fini fiscali e civilistici consentendo un flusso documentale più snello, eliminando alla base i costi di archiviazione e i tempi di ricerca della documentazione.

Questo processo permette infatti:

  • consente in primis di eliminare i costi diretti (toner, carta, luoghi di conservazione);
  • riduce sensibilmente il rischio di distruzione, corruzione o perdita delle fatture;
  • abbatte anche i tempi per la ricerca e la consultazione della documentazione.

…ed Arcadoc li centra tutti.

Inoltre Arcadoc  viene costantemente aggiornato per la rispondenza alla normativa vigente.

Con Arcadoc tutto è in ordine e non perdi il filo.

 

Per Maggiori informazioni:

 

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

    Il tuo nome (richiesto)

    Ragione Sociale

    La tua email (richiesto)

    Telefono

    Tipo di Installazione

    Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
    On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

    Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

    Funzionalità accessorie
    Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

    Il tuo messaggio

    Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

    Dimostra di essere umano selezionando cuore.

     

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    Conservazione documentale | Arcadoc

     La conservazione documentale a norma più efficiente e sicura con Arcadoc

    Grazie al modulo Conservazione a norma è possibile ottenere un servizio più completo che permette appunto la Conservazione documentale dei file aziendali. Ricordiamo che il modulo Conservazione a norma è un’estensione del modulo base che permette di archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Tutte le funzioni di Arcadoc sono disponibili anche su dispositivo mobile.

    Arcadoc è un software di conservazione documentale

    Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Questo software può essere utilizzato infatti per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

    Nello specifico il modulo Conservazione Documentale permette:

    • la Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passiveLibri, Registri contabiliCedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..)  permette di eliminare gli originali cartacei, rispettando la normativa vigente di legge.

    •  di rendere i processi aziendali semplici e condivisibili, soddisfacendo quindi tutte le esigenze di piccole, medie e grandi imprese ma anche di Enti Pubblici. Unitamente alla conservazione documentale, la funzione del workflow documentale permette inoltre di associare uno o più documenti, generando così un iter documentale per la gestione dei processi e gestione di questi ultimi.

    Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
    Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
    Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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      Tipo di Installazione

      Cloud : il servizio non prevede l'installazione presso il cliente. Il Software sarà disponibile su un server in Cloud
      On-premise : installazione del software nella struttura del cliente

      Quanti documenti si prevede di Salvare in 1 anno?

      Funzionalità accessorie
      Protocollazione e archiviazione di messaggi email e PECWorkflow e conservazione a normaArchiviazione di fatture elettroniche

      Il tuo messaggio

      Presa visione dell' [informativa sul trattamento dei dati personali], acconsento al trattamento accettando quanto in essa descritto

      Dimostra di essere umano selezionando tazza.

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      Innovativo sistema di gestione documentale cloud

      Innovativo Sistema di Gestione Documentale in Cloud

      L’utilizzo di servizi di archiviazione e gestione documentale in cloud può comportare una riduzione dei costi operativi rispetto ai sistemi tradizionali. Eliminando la necessità di acquistare, mantenere e aggiornare l’hardware e il software locali, le aziende possono ridurre i costi associati all’archiviazione e alla gestione dei documenti.

      Software gestione documentale e archiviazione in Cloud

      E’ un prodotto che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati.  Può essere utilizzato anche per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

      Accessibilità e condivisione

      I servizi di gestione documentale in cloud consentono di organizzare i documenti in modo strutturato attraverso cartelle, tag o metadati. Queste funzionalità facilitano la ricerca e il recupero dei documenti in modo rapido ed efficiente. Inoltre, alcune piattaforme offrono anche funzionalità avanzate come l’OCR (Optical Character Recognition) per la scansione e l’indicizzazione automatica dei contenuti dei documenti.

      Per Maggiori informazioni:

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      Software Gestione Documentale in Cloud

      Software gestione documentale in Cloud

      L’archiviazione e la gestione documentale in cloud sono metodi di conservazione e organizzazione dei documenti che sfruttano le risorse e le infrastrutture di archiviazione basate su cloud computing. Questa approccio offre numerosi vantaggi rispetto ai tradizionali sistemi di archiviazione fisica o alle soluzioni di archiviazione locali.

      Ecco alcune informazioni chiave sull’archiviazione e la gestione documentale in cloud:

      1. Conservazione dei documenti: Nel contesto dell’archiviazione in cloud, i documenti vengono digitalizzati e archiviati in forma elettronica su server remoti, accessibili attraverso Internet. Questo elimina la necessità di conservare fisicamente documenti cartacei o di mantenere server locali dedicati.
      2. Accessibilità e condivisione: L’archiviazione dei documenti in cloud consente un accesso praticamente istantaneo ai documenti da qualsiasi posizione geografica, purché si abbia una connessione Internet. Gli utenti autorizzati possono accedere ai documenti tramite dispositivi come computer, smartphone o tablet. Inoltre, la condivisione di documenti tra team o collaboratori diventa molto più semplice, consentendo una collaborazione efficiente.
      3. Sicurezza dei dati: I servizi di archiviazione e gestione documentale in cloud di solito offrono robuste misure di sicurezza per proteggere i dati. Ciò può includere la crittografia dei dati in transito e a riposo, l’autenticazione a due fattori, i controlli di accesso granulari e la registrazione delle attività degli utenti. Inoltre, i provider di servizi cloud spesso implementano backup e procedure di ripristino per garantire la continuità delle operazioni e la protezione dei dati in caso di eventi imprevisti.

      Tuttavia, è importante considerare alcuni aspetti come la sicurezza dei dati sensibili, la conformità normativa e la disponibilità della connessione Internet per l’accesso ai documenti.

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      Gestire documenti in Cloud

      La gestione dei documenti in cloud risulta una gestione ancora più efficiente.

      Arcadoc, il software sviluppato da Aeffegroup, è un software di gestione documentale disponibile anche su piattaforma cloud. Permette una rapida gestione del flusso di lavoro aziendale e si adatta facilmente alle esigenze sia delle grandi sia delle piccole organizzazioni. Arcadoc in versione Cloud è accessibile e disponibile 24 ore su 24, 7 giorni su 7, è quindi un esempio reale di Software as a Service (SaaS). Il Data Center Arcadoc è stato progettato e realizzato adottando innovative tecnologie atte a garantire agli utenti il più elevato livello di servizio.

      Il Software as a Service (SaaS) è “un insieme di mezzi, servizi e competenze che consente alle aziende di esternalizzare completamente alcuni aspetti del loro sistema informativo e sostituirlo con un costo di funzionamento piuttosto che con un investimento vero e proprio.” 

      Arcadoc SaaS presenta determinati vantaggi quali:

      • possibilità di usare Arcadoc senza bisogno di particolari hardware o software dedicati
      • accesso alle caratteristiche del software da qualunque dispositivo ed in qualunque posto nel mondo
      • sicurezza di aggiornamento del software Arcadoc all’ultima release aderente alle normative sulla conservazione sostitutiva e sul protocollo informatico
      • conservazione a norma, sulla fatturazione elettronica e sul protocollo informatico
      • azzeramento costi di manutenzione dell’hardware dedicato alla gestione del server Arcadoc in quanto gestito direttamente da Arcadoc
      • sicurezza di conservazione dei dati in massima sicurezza nel tempo
      • protezione sicura degli accessi attraverso la tecnologia di crittografia ssl

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