Perchè Archiviare i Documenti con Arcadoc

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Perchè Archiviare i Documenti con Arcadoc

L’Archiviazione Documentale con Arcadoc è l’occasione per utilizzare al meglio il patrimonio documentale aziendale.

I documenti devono essere visti come una risorsa dalle aziende e non come un problema.

Valorizza il tuo patrimonio documentale

La creazione di un archivio digitale è assai inutile senza un software che lo gestisce in maniera efficiente. Arcadoc mette in salvo i vostri documenti ed inoltre è semplice da usare. Questo software appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” ovvero in italiano sistema di gestione documentale.

Ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento, permettendo l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno. Inoltre attraverso il suo processo di archiviazione dei documenti digitale aumenta al tempo stesso la sicurezza degli archivi documentali e non solo, consente quindi di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente.

Arcadoc permette l’archiviazione documentale in maniera conforme alle norme dettate dall’Agenzia per l’Italia Digitale. Come è ormai noto, soprattutto ai titolari delle aziende, la spinta verso un’archiviazione dei documenti in via digitale ha conosciuto un importante accelerazione ultimamente.

Tra i vantaggi primari troviamo innanzitutto la facilità organizzativa dei file, Questo permetterà all’azienda di risparmiare spazi e carta oltre al tempo sia nella fase di archiviazione che in quella di consultazione.

Oltre a questi vantaggi di rilevante importanze avremo anche uno scambio di informazioni facilitato tra tutti i collaboratori, che porteranno a risultati che permetteranno di semplificare il lavoro e aumentare la produttività.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Archivio Digitale

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Archivio Digitale

Come è ormai noto, soprattutto a titolari delle aziende, possedere un archivio digitale ha conosciuto un importante accelerazione ultimamente.

Ma cosa significa archiviazione dei documenti e perchè è importante soprattutto nelle aziende?

L’archiviazione digitale consiste nella memorizzazione digitalizzata di qualsiasi documento proveniente dal ciclo attivo e passivo di un’azienda, attraverso l’installazione di un software.

Tra i vantaggi primari troviamo innanzitutto la facilità organizzativa dei file, che permetterà all’azienda di risparmiare spazi e carta oltre al tempo sia nella fase di archiviazione che in quella di consultazione.

Oltre a questi vantaggi di rilevante importanze avremo anche uno scambio di informazioni tra tutti i collaboratori facilitato, quindi i risultati permettono di semplificare il lavoro e aumentare la produttività.

Un software di archiviazione dei documenti digitale, come suggerisce il nome, è un applicativo informatico indispensabile per la gestione efficiente e organizzata della documentazione di una qualsiasi attività.

La creazione di un archivio digitale è inutile senza un software che lo gestisca in maniera efficiente.

Arcadoc mette in salvo i vostri documenti ed è semplice da usare.

Questo software appartiene alla categoria di prodotto dei software DMS “Document Management System” in italiano sistema di gestione documentale.

Ha un’interfaccia grafica semplice ed intuitiva attraverso la quale è possibile definire le autorizzazioni di accesso a qualsiasi documento, permettendo l’accesso immediato a tutte le informazioni di cui si ha bisogno.

Inoltre attraverso il suo processo di archiviazione dei documenti digitale aumenta al tempo stesso la sicurezza degli archivi documentali e consente quindi di definire e gestire le autorizzazioni concesse a ogni utente

Arcadoc rende i processi aziendali ancor più rapidi da gestire.

Per Maggiori informazioni:

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservazione digitale a norma documenti

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Conservazione a norma: la soluzione per tutti i documenti con Arcadoc

Arcadoc grazie alla sua funzione di Conservazione digitale a norma documenti (fino a qualche tempo fa conosciuta come Conservazione sostitutiva) permette di archiviare e conservare, rispettando le norme di legge in vigore, tutti i documenti fiscali e legali.

Il modulo base permette di effettuare operazioni relative alla gestione documentale e al protocollo informatico di questi ultimi. Quindi, è possibile classificare, archiviare, protocollare documenti e fascicoli elettronici, nonché le informazioni utili dal browser web.

Il modulo base può essere integrato con il modulo Workflow e Conservazione a Norma, con il quale è possibile effettuare la Conservazione documentale a norma e la gestione del flusso di lavoro sui documenti stessi.

I moduli di Arcadoc consentono di effettuare tutte le operazioni relativa alla gestione dei documenti, in modo sicuro e facile. Inoltre, Arcadoc, in versione cloud e on premise è disponibile anche su dispositivo mobile.

Cosa è il modulo Workflow e la Conservazione a Norma?

Il Workflow rende i processi aziendali semplici e condivisibili, col fine di soddisfare tutte le esigenze sia di piccole, medie e grandi aziende che di Enti pubblici. Col workflow documentale si permette di generare un iter documentale di gestione e controllo su uno o più documenti.

La conservazione digitale a norma documenti permette di custodire tutti i documenti aziendali con valore fiscale e legale eliminando quindi gli originali cartacei, nel rispetto delle versioni aggiornate della normativa vigente.

Conservazione: cosa è e i suoi vantaggi

Per conservazione documentale a norma si intende la custodia dei documenti con valore fiscale e legale. La Conservazione a norma si basa quindi sullo stoccaggio e disponibilità dei documenti su software che si conformano alle normative vigenti. Infatti, la conservazione a norma (chiamata in passato conservazione sostitutiva) viene garantita nella forma, contenuto e tempo mediante la firma digitale e la marca temporale.

La conservazione digitale a norma aziendale deve quindi garantire ai documenti:

Reperibilità
Autenticità
Integrità
Affidabilità
Leggibilità

Alcuni documenti da qualche anno, sono costituiti per loro natura obbligatoria alla conservazione digitale:

Fatture elettroniche
Contratti con firma digitale
PEC Posta certificata

Per altri elementi la conservazione digitale a norma documenti è opzionale. Tuttavia è conveniente perché consente di ridurre o eliminare per sempre gli archivi cartacei e di conseguenza l’obbligo della loro archiviazione fisica per 10 anni.

Tra gli altri documenti vi sono:

Fatture
DDT
Ricevute fiscali
Scontrini fiscali
Bilanci d’esercizio
Dichiarazioni fiscali
Pagamenti con F23 e F24
Offerte e Contratti
Registri Contabili
CUD

Gli obiettivi principali della conservazione documentale a norma sono quindi:

risparmio di carta, e quindi risparmio di costi e materiale. Questo vuol dire anche sostenibilità aziendale.
rendere disponibili, in modo immediato e sicuro, la disponibilità dei documenti fiscali e legali su eventuale richiesta degli organismi di controllo.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da

Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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Conservazione documentale | Arcadoc

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La conservazione documentale a norma più efficiente e sicura con Arcadoc

Grazie al modulo Conservazione a norma è possibile ottenere un servizio più completo che permette appunto la Conservazione documentale dei file aziendali. Ricordiamo che il modulo Conservazione a norma è un’estensione del modulo base che permette di archiviare e gestire i documenti, protocollare la corrispondenza, classificare e gestire fascicoli elettronici e le informazioni dal browser web. Tutte le funzioni di Arcadoc sono disponibili anche su dispositivo mobile.

Arcadoc è un software di conservazione documentale

Arcadoc è un prodotto multiaziendale che permette di attivare un numero illimitato di utenti con profili personalizzati. Questo software può essere utilizzato infatti per la condivisione di documenti e informazioni tra più soggetti (clienti / fornitori / dipendenti) permettendo di configurare utenti indirizzati alla propria area dedicata.

Nello specifico il modulo Conservazione Documentale permette:

• la Conservazione a Norma dei documenti (come Fatture attive e passive, Libri, Registri contabili, Cedolini, conversazioni Pec e corrispondenza in genere ecc..) permette di eliminare gli originali cartacei, rispettando la normativa vigente di legge.

• di rendere i processi aziendali semplici e condivisibili, soddisfacendo quindi tutte le esigenze di piccole, medie e grandi imprese ma anche di Enti Pubblici. Unitamente alla conservazione documentale, la funzione del workflow documentale permette inoltre di associare uno o più documenti, generando così un iter documentale per la gestione dei processi e gestione di questi ultimi.

Arcadoc è un prodotto creato e distribuito da:
Aeffegroup srl – Via D. Alighieri, 72 – Calenzano – Firenze
Tel. +39 055.8827336 Fax. +39 055.8876453 www.aeffegroup.biz

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